Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проводим служебное расследование на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.
В каких случаях проводится служебное расследование
Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:
- При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
- При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
- Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
- Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
- В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
- Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
- Был установлен факт получения, дачи взятки.
Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.
Кто осуществляет проверку
Как было указано выше, служебное расследование проводится специальной комиссией. Состав таковой определяется руководителем. Однако нередко на предприятиях опираются на характер нарушения. Это позволяет полноценно рассмотреть вопрос и справедливо оценить ситуации. Например, когда работник причиняет компании материальный ущерб, то для проверки привлекается бухгалтер, а если речь идет о технике безопасности, то ответственный за таковую по приказу руководства.
Кроме того, на практике часто к проверке привлекают сотрудника службы безопасности. Это позволяет получить характеристику сотрудника, оценить действия такового с точки зрения защиты предприятия и так далее. При этом формируются такие правила практикой, в кодексе нет подробной регламентации того, кто именно должен быть членом комиссии.
Также следует сказать о том, что некоторые проступки условно предполагают комиссию. Речь идет о дисциплинарных нарушениях. Руководитель самостоятельно принимает решение, подтверждая таковое актом и приказом. Законодательством такой порядок не запрещен.
Обжалование результатов
Оспаривание решений комиссии не регламентируется трудовым законодательством в рамках служебного расследования. Только локальный акт может устанавливать возможность обжалования. Однако предусмотрено оспаривание решений, принятых работодателем. Сюда относят не сам результат проверка, а именно заключительный акт, а решение в виде мер воздействия.
Например, по результатам расследования было принято решение уволить сотрудника. Тот с этим не согласен. Работник обращается в уполномоченный орган с заявлением и доказательствами того, что сам факт увольнения был допущен незаконно. Основание – необоснованное решение комиссии, отсутствие доказательств и так далее.
Обратите внимание! Сотрудники, которым необходимо обжаловать решение работодателя, могут обращаться в Трудовую инспекцию или суд.
Как проводится служебное расследование?
После издания приказа о проведении СР и назначении комиссии ее члены приступают к работе. В зависимости от того, известен ли потенциальный виновник происшествия, первоначальные действия разнятся. Если виновное лицо известно, с него запрашивается объяснительная записка (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Если же виновника только предстоит выявить, служебное расследование лучше всего замаскировать под обычную проверку. Проведение СР будет облегчено, если в автономном учреждении практикуются внезапные ревизии — в этом случае внеплановые контрольные мероприятия не покажутся трудовому коллективу чем-то экстраординарным и, соответственно, не вызовут кривотолков. Объяснения следует начинать собирать с тех лиц, которые вряд ли причастны к нарушению, постепенно суживая круг подозреваемых. Подобная практика даст возможность не бросать тень на невиновных и не вызовет подозрений у тех, кто замешан в нарушениях.
Объяснительная записка составляется на основании уведомления, оформляемого секретарем комиссии. В уведомлении описывается происшествие, приводится список вопросов, на которые должен ответить сотрудник. В том экземпляре уведомления, который остается в делах комиссии, сотрудник должен указать дату получения уведомления и расписаться. У работодателя есть право опросить сотрудников, а у них — право отказаться от дачи пояснений. Если работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения, в соответствии с ч. 1 ст. 193 и ч. 2 ст. 247 ТК РФ этот факт фиксируется в акте об отказе дать объяснения, который составляется секретарем комиссии, а подписывается (для исключения конфликта интересов) лицами, не проводящими расследование. Работник должен поставить свою подпись в подтверждение ознакомления с этим актом, а если он отказывается расписываться и в нем, этот факт также фиксируется подписями независимых лиц.
Согласно ст. 193 ТК РФ у работника есть два дня на дачу пояснений. Объяснительная составляется в произвольной форме от руки на имя руководителя, указывается дата и ставится подпись. Если работник признает свою вину, он имеет право в объяснительной записке указать наличие смягчающих обстоятельств.
Кроме объяснительной записки комиссия собирает иные документы, способные пролить свет на обстоятельства происшествия: докладные и служебные записки очевидцев инцидента, протоколы опросов свидетелей, акты инвентаризации, заключения аудиторов и независимых экспертов, акты замеров показаний контрольно-измерительного оборудования.
Для простых дисциплинарных проступков (например, ухода с рабочего места, опоздания) обычно хватает объяснительной записки. Если же речь идет о серьезных нарушениях (воровстве, хищении, подкупе), необходимо провести полноценное расследование, которое заключается в сборе улик. По способу получения их можно разделить на следующие группы:
- улики, полученные в результате свидетельских показаний (опросов);
- документальные улики, для получения которых применяют аудиторские проверки, экспертизы документов, инвентаризации имущества;
- улики, полученные в результате слежки.
По окончании СР комиссия составляет итоговый документ — акт о проведении СР, состоящий из трех частей:
- вводной (факт и дата нарушения, состав комиссии, время проведения СР);
- описательной (доказательства СР и обстоятельства нарушения);
- резолютивной (кто и в чем виновен, наличие смягчающих и отягчающих вину обстоятельств).
Документооборот и порядок
При наличии оснований для проведения служебного расследования создаётся специальная комиссия для изучения обстоятельств, оценки размера ущерба и привлечения виновника. В состав включаются сотрудники подразделения, в котором допущено отклонение и представители соответствующих служб. Например, при выявлении недостачи, привлекаются сотрудники бухгалтерии, при установлении факта воровства специалисты службы внутренней безопасности, при получении взятки ответственные лица отдела по борьбе с коррупцией.
Статья 188. Порядок образования и состав комиссии по расследованию несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью
1. Расследование несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, за исключением случаев, подлежащих специальному расследованию, проводится комиссией, создаваемой актом работодателя в течение двадцати четырех часов с момента получения заключения о степени тяжести производственной травмы, в следующем составе:
1) председатель — руководитель организации (производственной службы) или его заместитель, а при их отсутствии — уполномоченный представитель работодателя;
2) члены — руководитель службы безопасности и охраны труда организации и представитель работников.
2. Должностное лицо, непосредственно отвечающее за безопасность труда на соответствующем участке, где произошел несчастный случай, связанный с трудовой деятельностью, при проведении расследования в состав комиссии не включается.
3. Специальному расследованию подлежат:
1) несчастные случаи, связанные с трудовой деятельностью, с тяжелым или со смертельным исходом;
2) групповые несчастные случаи, связанные с трудовой деятельностью, происшедшие одновременно с двумя и более работниками, независимо от степени тяжести производственных травм пострадавших;
3) групповые случаи острого отравления.
4. Специальное расследование несчастного случая, связанного с трудовой деятельностью, проводится комиссией, создаваемой в течение двадцати четырех часов местным органом по инспекции труда с момента получения заключения о степени тяжести производственной травмы, в следующем составе:
1) председатель — государственный инспектор труда;
2) члены — работодатель и представитель работников.
Расследование групповых несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, при которых погибло два человека, проводится комиссией, которую возглавляет главный государственный инспектор труда области, города республиканского значения, столицы.
Расследование групповых несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, при которых погибло от трех до пяти человек, проводится комиссией, создаваемой уполномоченным государственным органом по труду, а при гибели более пяти человек — Правительством Республики Казахстан.
5. При расследовании несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью, происшедших при чрезвычайных ситуациях техногенного характера вследствие аварии на опасном производственном объекте, председателем комиссии назначается представитель уполномоченного органа в области промышленной безопасности или его территориального подразделения. В этом случае государственный инспектор труда является членом комиссии.
6. В состав комиссии также включаются:
1) при несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью, происшедших на опасных производственных объектах, а также в организациях электроэнергетической отрасли, — государственный инспектор по государственному надзору в области промышленной безопасности и должностное лицо, осуществляющее государственный энергетический надзор и контроль;
2) в случае острого отравления — представители государственного органа в сфере санитарно-эпидемиологического благополучия населения;
3) при несчастном случае, связанном с трудовой деятельностью, происшедшем с работником организации, расположенной и ведущей работы на территории другой организации, или с работником, направленным в другую организацию для выполнения производственного задания (служебных или договорных обязанностей), — ответственный представитель организации, на территории которой произошел несчастный случай.
7. В работе комиссии вправе принимать участие представитель страховой организации, имеющей соответствующие договорные отношения с работодателем или пострадавшим.
8. В расследовании несчастного случая, связанного с трудовой деятельностью, у работодателя — физического лица принимают участие работодатель или уполномоченный его представитель, представитель работников, специалист по охране труда, который может привлекаться к расследованию несчастного случая и на договорной основе.
9. Для решения вопросов, требующих экспертного заключения, председатель комиссии по специальному расследованию вправе создавать экспертные подкомиссии из числа специалистов научно-исследовательских организаций и контрольно-надзорных органов за счет средств работодателя.
Законодательством отводится ровно один месяц на проведение расследования. Период определяется от даты издания приказа. Это установлено статьей 192 ТК Российской Федерации.
Время разбирательства может быть увеличено, если в период его проведения «обвиняемый» сотрудник находился в отпуске или отсутствовал по причине болезни.
Срок не может быть продлен более чем на 6 месяцев.
Если комиссия не сделала выводы до момента истечения срока, сотрудника нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности, даже если в последствии итоговое заключение будет не в его пользу.
Если комиссия обнаружила достаточное количество фактов, доказывающих виновность работника, наказание к нему можно применить в течение 6 месяцев со дня оформления заключительного акта.
Права лица, в отношении которого проводится служебное расследование
Права лица, в отношении которого проводится служебноре расследование закреплены соответствующей Инструкцией учреждения, ведомства, коммерческого предприятия, однако существуют общие права, вытекающие из прав человека и гражданина. Лицо, в отношении которого проводится служебное расследование имеет право:
- знать в связи с чем проводится служебное расследование;
- давать письменные объяснения по вопросам служебного расследования;
- заявлять ходатайства в ходе проведения служебного расследования;
- предоставлять документы, вещественные доказательства для приобщения к материалам служебного расследования;
- предоставлять свидетелей для их последующего опроса в ходе проведения служебного расследования.
Кто участвует в служебном расследовании
Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба. Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится. При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания. Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.
Служебное расследование по Трудовому кодексу: алгоритм
1. Создание комиссии и издание приказа. Обычно в комиссии состоит не меньше 3 человек: например, юрист, экономист и кадровый работник.
2. Непосредственная работа комиссии с изучением всех сторон дела, сбором доказательств, опросом свидетелей и т.д.
3. Если известен виновный сотрудник, он пишет объяснительную записку.
4. Подготовка акта расследования и его подписание всеми участниками разбирательства.
При расследовании устанавливаются обязательные моменты, без которых взыскание ущерба невозможно:
- причинен ли фактический ущерб и в каком размере,
- наличие материальной ответственности по статье 239 ТК РФ,
- присутствие виновных действий или бездействия работника,
- наличие связи между действиями (бездействием) работника и наступившими последствиями.
Фактически, служебное расследование – это непосредственная процедура изучения материалов дела, которые доказывают виновность нарушителя.
Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.
Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.
Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).
Приказ составляется на основании унифицированного образца. Но в него допускается вносить свои корректировки. Обязательно в распоряжении должны иметься сведения:
- наименование компании
- личные данные специалиста, который написал докладную записку
- сведения о работнике, подозревающегося в совершении правонарушения
- ссылка на записку
- сведения о лицах, ответственных за проведение расследования и включенных в состав комиссии
На приказе обязательно проставляется дата составления и подпись руководства.
Причины проведения служебного расследования
В соответствующих разделах должностной инструкции любого сотрудника прописаны пункты, за нарушение которых работник несет определенную ответственность. Это, например, порча имущества, разглашение коммерческой тайны, халатное выполнение собственных обязанностей и другое.
Любой из этих проступков послужит причиной проведения служебного расследования, поскольку влечет за собой крайне серьезные последствия для организации. Расследование же поможет определить степень нанесенного ущерба, установить истинные причины случившегося. Кроме того, благодаря выяснению всех обстоятельств организации будет проще избежать подобного в будущем, применив превентивные меры.
Что такое служебное расследование?
Ни закон, ни судебная практика не дают однозначного определения понятию «служебное расследование» или «служебная проверка».
Служебная проверка является частью дисциплинарного процесса. Основное ее назначение — сбор и исследование материалов дисциплинарного проступка, совершенного сотрудником.
В ходе служебного расследования устанавливаются причины совершения правонарушения, степень вины сотрудника и размер причиненного им ущерба.
Служебная проверка — внутреннее мероприятие, проведение которого регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами организации.
Привлечение третьих лиц к проведению расследования (аудиторов, переводчиков, экспертов и т.д.) возможно только с их согласия. Не запрещает закон и направление различных запросов в государственные и муниципальные органы.
Без согласия работника нельзя проверять его на полиграфе (детекторе лжи), обыскивать или досматривать.