Номенклатура дел бухгалтерии на 2023 год бюджетные учреждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Таблица КВР и КОСГУ для госзакупок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Разновидности номенклатуры дел

2. Правила оформления электронных первичных документов

3. Передача документов в архив

4. Образец номенклатуры дел организации 2020

5. Составляем номенклатуру дел на следующий год

6. Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

7. Номенклатура дел бухгалтерии

8. Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

9. Как заполнить форму номенклатуры дел организации

10. Изменение в номенклатуре дел на 2021 год

11. Какие существуют виды

12. Как составить номенклатуру дел организации — образец

13. Номенклатура дел отдела кадров на 2021 — 2021 годы — образец

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

типовая,
примерная и
номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и
номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Изменения электронного первичного документа	Обоснование
Изменение размера граф и строк	Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой
Добавление вкладных листов

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Образец номенклатуры дел организации 2020

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

группировка имеющихся документов по разным критериям;
обеспечение их сохранности;
возможность быстро найти требуемую бумагу;
индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

23 декабря 2021

Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения первого применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ № 61н) подготовило Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее — Методические рекомендации).

Методические рекомендации и прилагаемые и ним примеры заполнения отдельных первичных учетных документов согласно утвержденным унифицированным формам электронных первичных учетных документов размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе Бюджет/Бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора/Методический кабинет.

Заместитель Министра

А.М. Лавров

В целях установления единого порядка ведения бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений в части перехода на применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, и обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем (ведомственные информационные системы) и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется ведение бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений и (или) информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией), Министерством финансов Российской Федерации принят приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ N 61н) (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г., регистрационный номер 63995).

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

Первый экземпляр хранится в канцелярии.
Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
Третий используется в архиве компании.
Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, сек��етаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Номенклатура дел бухгалтерии

Формирование и оформление дел

Формирование дела— это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Деломназывают совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

— в дело помещаются документы, по которым работа завершена;

— документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

— документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

— документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

— в дело, как правило, включается один экземпляр документа;

— в дело, как правило, формируются документы одного года;

— в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

— устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

— протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

— приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

— документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту сотрудников;

— документы ограниченного доступа с грифом «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна» формируют отдельно от других документов предприятия;

— переписку предприятия делят на две папки: с входящей и исходящей корреспонденцией;

— если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2004 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

На обложке дела в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования» указываются наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения.

Оперативное хранение дел

Оперативнымназывают хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

За сохранность документов ответственность несут руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Обычные документы хранятся в шкафах, на стеллажах, а документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др. — в сейфах. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Для удобства поиска необходимого дела и проверки наличия дел номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает пяти минут.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел, установления пропавших документов (дел), поиска пропавших документов (дел), восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения), а также сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия). Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам предприятия, заводят карту — заместитель дела,в которой указывают: номер дела; дату выдачу; кому выдано; структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. В карте-заместителе указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

¦ Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 28 ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-7 ¦Переписка по основной ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦деятельности (копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-8 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 10 л, ст. ¦Объединены ¦ ¦ ¦форме ¦ ¦ 32.1.1 ¦в одну ¦ ¦ ¦1-П (годовая) ¦ ¦ ¦книгу ¦ +——-+——————————+——-+—————+ Перечень ¦ ¦ 6-9 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 3г., ст. ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦форме ¦ ¦ 32.1.2 ¦ ¦ ¦ ¦4-У (квартальная) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+ ¦ ¦ 6-10 ¦Статистическая отчетность по ¦ ¦ 1г., ст. ¦ ¦ ¦ ¦форме 12-П (месячная) ¦ ¦ 32.1.3 ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-11 ¦Балансы и приложения к ним ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-12 ¦Прочая статистическая ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦отчетность других структурных¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦подразделений, (копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-13 ¦Плановые сметы накладных ¦ ¦ 5 лет ст. ¦Выделяются ¦ ¦ ¦расходов (общехозяйственных, ¦ ¦ 105.1 ¦к ¦ ¦ ¦общепроизводственных), сметы ¦ ¦ ¦уничтожению ¦ ¦ ¦на производство продукции, ¦ ¦ ¦по ¦ ¦ ¦сметы коммерческих расходов, ¦ ¦ ¦прошествии ¦ ¦ ¦расшифровки статей ¦ ¦ ¦не менее ¦ ¦ ¦обоснований ¦ ¦ ¦3лет. после ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проверки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-14 ¦Планы производства (копии) ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-15 ¦Отчеты о выполнении плана ¦ ¦3 г, ст. 1063 ¦ Перечень ¦ ¦ ¦производства ¦ ¦ ¦ 4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-16 ¦Акты сдачи готовой продукции ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦на склад (копии) ¦ ¦ надобности ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-17 ¦Планы и отчет о выполнении ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦месячных планов работ ¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦структурных подразделений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-18 ¦Номенклатура дел ¦ ¦ 5 л., ст. ¦ Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 46.2 ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-19 ¦Договоры, протоколы ¦ ¦ До минования ¦ ¦ ¦ ¦согласования цен на ¦ ¦ надобности ¦ ¦ ¦ ¦изготовление продукции ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(работ, услуг) ООО «ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-20 ¦Прейскуранты отпускных цен на¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦продукцию, производимую ООО ¦ ¦ 61.1 ¦проведе-ния ¦ ¦ ¦»ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проверки, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦до ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пересмотра ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦цен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-21 ¦Комплект документов, ¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦необходимых для регистрации ¦ ¦ 58.1 ¦проведения ¦ ¦ ¦цен в управлении ценовой ¦ ¦ ¦налоговой ¦ ¦ ¦политики, уведомления о ¦ ¦ ¦проверки ¦ ¦ ¦регистрации цены ¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-22 ¦Экономическое обоснование, ¦ ¦ 3 г., ст. ¦После ¦ ¦ ¦подтверждающее уровень ¦ ¦ 58.1 ¦проведения ¦ ¦ ¦применяемых цен: ¦ ¦ ¦налоговой ¦ +——-+——————————+——-+ ¦проверки ¦ ¦6-22-1 ¦на готовую продукцию, опытные¦ ¦ ¦Перечень ¦ ¦ ¦изделия ¦ ¦ ¦4/5 ¦ +——-+——————————+——-+ ¦ ¦ ¦6-22-2 ¦ на спецоснастку и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приспособления ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+ ¦ ¦ ¦6-22-3 ¦прочие обоснования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(модернизация оборудования, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦брак и т.п.) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-23 ¦Нормы расхода сырья, ¦ ¦ 10 л., ст. ¦Перечень ¦ ¦ ¦материалов, полуфабрикатов и ¦ ¦ 1100 ¦4/5 ¦ ¦ ¦покупных комп-лектующих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изделий, возвратные от-ходы, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нормы времени на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготовление, спецификации, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гидросхемы, перечни ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦применяемости на продукцию, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦изготавливаемую ООО «ЭВРИКА» ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(копии) ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-24 ¦Заявки, заказы на ¦ ¦ До минования ¦ Перечень ¦ ¦ ¦изготовление продукции, ¦ ¦ надобности ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦технические задания на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦внутренние заказы (копии): ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- открытые ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦- закрытые ¦ ¦ ¦ ¦ +——-+——————————+——-+—————+————+ ¦ 6-25 ¦Стандарты организации по СМК ¦ ¦ До замены ¦ Перечень ¦ ¦ ¦(рабочие экземпляры) ¦ ¦ новыми ¦ 4/5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 1202.2 ¦ ¦ ———+——————————+——-+—————+————-

Примечание: при составлении номенклатуры дел планово-экономического отдела использовался «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Постановлением Министерства промышленности Республики Беларусь и Министерства юстиции республики Беларусь 14 февраля 2007 г., N 4/5.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

формы НД за прошлые годы;
мнение высшего руководства и начальников подразделений;
учредительные документы;
штатное расписание;
планы развития предприятия;
отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

получить одобрение архивной службы;
заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
согласовать с экспертной комиссией;
согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

наименование организации;
номер и дату приказа;
описание НД, подлежащей утверждению;
основание для этого;
Ф.И.О. и должность ответственного лица;
дату;
подпись руководителя;
отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Изменение в номенклатуре дел на 2021 год

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Какие существуют виды

формы НД за прошлые годы;
мнение высшего руководства и начальников подразделений;
учредительные документы;
штатное расписание;
планы развития предприятия;
отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Как составить номенклатуру дел организации — образец

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

получить одобрение архивной службы;
заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
согласовать с экспертной комиссией;
согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

Приказ содержит следующие сведения:

наименование организации;
номер и дату приказа;
описание НД, подлежащей утверждению;
основание для этого;
Ф.И.О. и должность ответственного лица;
дату;
подпись руководителя;
отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

индексы дел (условные обозначения, которые присваиваются каждому делу);
заголовки дел;
количество дел;
сроки хранения;
примечания.

В конце календарного года в выписке номенклатуры дел организации (ООО) структурные подразделения составляют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) внутри структурного подразделения.

Образец номенклатуры дел должен утверждается руководителем организации, лицами, ответственными за документационное обеспечение, и архивом. Если в учреждении создана экспертная комиссия (ЭК) по документационному обеспечению, то проект должен согласовываться с экспертной комиссией.

С этим шаблоном часто используют:

Номенклатура дел
Функциональные обязанности работников, осуществляющих воинский учёт
Образец обложки личного дела
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Образец формы 6 в военкомат

Популярные документы и процедуры:

Счет фактура
Личная карточка работника
Договор контрактации
Образец искового заявления в суд
Порядок ликвидации ООО пошаговая инструкция для 2021

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

приказы;
договоры;
учетные документы;
карточки;
трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Номенклатура дел отдела кадров на 2021 — 2021 годы — образец

Шпаргалки для документоведа, архивиста и секретаря: закрываем год

Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно!

Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

Индекс.
Наименование.
Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Таблица КВР и КОСГУ для госзакупок