Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать продавцам, если обнаружена недостача?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.
Причина 7 — не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Как бороться — вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:
- соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
- все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
- за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
- склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.
Как противостоять требованиям о погашении недостачи?
Ответственному за сохранность ценностей лицу следует внимательно следить за всеми этапами проверки, при обнаружении малейших нарушений необходимо сообщить об этом руководству и написать об этом в пояснениях. Если работодатель прибегает к шантажу или оказывает на работника психологическое воздействие, при условии, что он невиновен, ему следует обратиться в полицию.
В качестве аргументов в пользу сотрудника можно указать:
- Пересчет без его присутствия;
- Отсутствие запрета на доступ посторонних лиц в период инвентаризации в помещение для хранения ценностей;
- Осуществление приходно-расходных операций в процессе пересчета;
- Отказ работодателя укрепить и оборудовать охранными системами помещения для хранения ценностей;
- Грубые ошибки при оставлении документации по инвентаризации.
Недостача в магазине: что делать продавцу?
Для начала необходимо отметить, что последствия такой неприятной ситуации, как недостача, для продавцов в первую очередь зависят от оформления основной документации. Сюда следует включить акт (отчет) об инвентаризации и договор о коллективной ответственности в материальном плане. Очень важно, найдется ли возможность у обвиняемого работника доказать собственную непричастность в ситуации, из-за которой произошла недостача в магазине (уголовная ответственность ждет его в противном случае). Кроме того, большим преимуществом послужит факт того, что сотрудник доказал наличие определенных нарушений со стороны работодателя. Среди них могут быть неполноценные условия, сопровождающие рабочий процесс, или же несоблюдение правил в отношении сохранности вверенных ценностей.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Порядок выявления недостачи
Спор между работником и работодателем может быть урегулирован в добровольном порядке. Для этого руководитель должен соблюсти процедуру выявления нехватки товара или денежных средств. Для этого необходимо:
- инициировать ревизию, а её результаты зафиксировать в соответствующем акте;
- потребовать объяснительную записку у продавца;
- руководитель оформляет письменную просьбу к работнику возместить выявленный ущерб;
- если продавец отказывается признавать свою вину и отказывается выплачивать руководителю сумму недостачи, последний имеет право обратиться в суд с иском.
Но, мало соблюсти процедуру, нужно ещё и правильно оформить документы:
- акт инвентаризации должен быть оформлен по форме, которая определена законодательством;
- предположительно виновный сотрудник должен быть с ним ознакомлен по роспись;
- перед тем как начать инвентаризацию, должен быть издан приказ по предприятию;
- если продавец отказывает писать объяснительную, это также должно быть отражено в специальном акте.
Если продавец считает, что работодатель нарушает его права, он также может обратиться в суд с исковым заявлением.
Совет 1. Оформите договор о полной материальной ответственности при приеме на работу
Кроме трудового договора с работниками, обслуживающими материальные ценности, необходимо оформить договор о полной материальной ответственности. Без этого договора привлечь к полной материальной ответственности проворовавшегося работника не удастся (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 13.08.2014 по делу № 33-7921/2014).
Иногда работодатели перегибают палку и заключают договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками подряд. Обратите внимание: правовое значение будут иметь только договоры с работниками, занимающими должности или выполняющими работу, указанную в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Соответственно, наименование должности или выполняемой работы в трудовом договоре должно соответствовать данному Постановлению.
В этом же Постановлении приведены образцы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности. При этом, если несколько работников работают в одном торговом зале, в одном складе, на одной кассе, то необходимо заключить именно договор о коллективной материальной ответственности. Заключение договора об индивидуальной ответственности в данном случае будет ошибкой.
Может ли работник отказаться от оформления договора о полной материальной ответственности? Вспомним разъяснения Пленума Верховного Суда РФ, данные в Постановлении от 17.03.2004 № 2. В данном Постановлении указано, что работник не вправе отказаться, если обязанности по обслуживанию материальных ценностей были установлены при заключении трудового договора.
Также при приеме работника до подписания трудового договора необходимо тщательно прописать в должностной инструкции работника его должностные обязанности, связанные с обслуживанием материальных ценностей, то есть что именно он обязан делать с товарами, деньгами, материалом, иными материальными ценностями.
Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом
Если руководитель по итогам проверки решил взыскать ущерб, то необходимо еще раз перепроверить, как именно это сделать в законном порядке.
Обратите внимание: ТК РФ не обязывает работодателя взыскивать материальной ущерб с работника. Может быть работник уже увольняется, а руководству не хочется тратить на разбирательства время и силы…
Если же руководитель компании принял решение о привлечении работника к материальной ответственности и взыскании ущерба, то такое решение обязательно должно быть оформлено приказом. В этом приказе сначала следует указать о решении привлечь работка к материальной ответственности, а следующим пунктом указать на решение взыскать причиненный материальный ущерб. Такой приказ может быть сделан не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ).
Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись. Если работник откажется знакомиться с приказом о привлечении, то следует составить соответствующий акт.
После этого действия работодателя могут быть различными в зависимости от ситуации:
1. Работник раскаивается и согласен возместитель ущерб. Отлично! Он может внести деньги в кассу или перечислить их на счет компании. Иногда работники обращаются к работодателю с просьбой взыскать суммы ущерба из заработной платы. При этом можно обсудить возращение суммы по частям, а в случае если работник увольняется, лучше составить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
2. Работник не признает свою вину и не согласен возместить ущерб. Но размер ущерба не превышает его среднего месячного заработка и срок взыскания (один месяц со дня установления размера) не истек. Несмотря на несогласие работника, работодатель может взыскать сумму ущерба самостоятельно (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В таком случае в приказе о взыскании дайте поручение главному бухгалтеру удержать ущерб из зарплаты работника. При этом взыскание не должно превышать 29% от заработка работника в месяц (ст. 138 ТК РФ). Поэтому для полного взыскания (если ущерб равен среднему заработку) потребуется пять месяцев.
Перед этим еще раз перепроверьте, предприняты ли все меры, указанные выше? Ведь работник может пойти в суд, и тогда все эти мероприятия будет проверять суд. Если договор о материальной ответственности не заключался, инвентаризации не проводились, проверка по факту ущерба не проведена, вряд ли стоит рисковать – суд встанет на сторону работника.
3. Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка, и срок взыскания истек. Или работник не согласен возместить вред при ущербе свыше среднего месячного заработка (вне зависимости от сроков). В этом случае взыскать ущерб можно только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Но придется готовить документы в суд, так как взыскивать с работника без решения суда в таких случаях крайне рискованно. Работник, скорее всего, обратится в суд – и суд подтвердит его правоту.
Взыскание с виновных лиц
После того как все будет правильно задокументировано, руководитель передает документы в бухгалтерию.
Решение вопроса о взыскании денег с сотрудника регулируется статьей 248 ТК РФ. Взыскать положенную сумму возможно по заявлению работника, который на основании приказа о возврате недостающего в письменной форме сам просит осуществить вычет из его зарплаты (или просто вносит средства на указанный счет).
Если же работник возражает против удержания с зарплаты, то тогда возможно произвести взыскание на основании решения суда. При таком варианте по исполнительному листу будут вычитывать до 50 процентов от общей суммы его дохода.
Если по решению суда работник откажется платить и при этом уволится (отказать в этом праве работодатель все равно не имеет права), то тогда удержания на основании исполнительного листа могут производиться с других видов его дохода.
Также могут и посадить, если ущерб причинен в особо крупных размерах и будет доказан факт хищения.
Как Избежать Недостачи в Продуктовом Магазине
Однако только один вариант их представленных является правильным с точки зрения борьбы с воровством – это взыскание недостачи в розничных ценах. Возникает резонный вопрос – почему именно данный вариант?
Второй путь ухода от ответственности, как мы уже говорили, предполагает возможность заплатить меньше по результатам инвентаризации, чем стоимость украденных товаров. Данная перспектива полностью зависит от политики компании. По большому счету, существует четыре варианта взыскания недостачи:
- Как найти недостачу в продуктовом магазине
- Как перекрыть недостачу в магазине
- Как убрать недостачу в магазине
10% персонала не воруют никогда, 10% персонала воруют всегда, 80% персонала воруют при наступлении благоприятных условий, или при попадании в определенную среду, где сплошь и рядом происходит воровство.
Эта статистика касается и продавцов. Увольнять каждый раз весь персонал, при возникновении недостач, не совсем рационально. Всем нам известно, что существует большая проблема с кадрами. Нужно найти причастных к недостачам, и провести с ними воспитательную работу, а некоторых уволить.
Тем сотрудникам, которых Вы решите оставить, нужно дать подписать заявление, в котором будет указано, что они дают добровольное согласие на прохождение детектора лжи по рабочим вопросам, в любом случае, когда попросит работодатель.
Сотрудники компании ANTI LIE, с помощью детектора лжи, помогут Вам выявить лиц причастных к недостачам в магазине, тем самым восстановить благоприятную атмосферу в коллективе, и увеличить прибыль.
Ревизия не заменит инвентаризацию
Внутренний контроль осуществляют не только органы управления экономического субъекта, но и ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта (п. 18.1 Информации № ПЗ-11/2013).
В корпоративной организации избрание ревизионной комиссии (ревизора) относится к исключительной компетенции высшего органа такой организации (ч. 2 ст. 65.3 ГК РФ).
С позиций трудового законодательства экономический субъект – это работодатель. Статья 20 Трудового кодекса РФ определяет работодателя как физическое либо юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. Но ревизионная комиссия (ревизор) не обладает полномочиями по заключению трудовых договоров. Так, в ООО ревизор считается органом общества и избирается исключительно общим собранием его участников. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, не может быть членом ревизионной комиссии общества или ревизором (п. 6 ст. 32, подп. 5 п. 2 ст. 33 Закона № 14-ФЗ).
На основании статьи 47 Закона № 14-ФЗ ревизор общества вправе в любое время проводить проверки финансово-хозяйственной деятельности общества и иметь доступ ко всей документации, касающейся деятельности общества. По требованию ревизора руководитель общества, а также работники общества обязаны давать необходимые пояснения в устной или письменной форме.
Недостача – физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Торговля. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст).
Таким образом, недостача может быть выявлена и в результате ревизии. Однако ревизор не вправе предпринимать какие-либо действия по взысканию ущерба с работников. Статья 247 Трудового кодекса РФ наделяет соответствующими полномочиями только работодателя. Она гласит:
- до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения;
- для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
От себя добавим: такими специалистами могут быть члены ревизионной комиссии.
Итак, отождествлять ревизию с инвентаризацией неправомерно, хотя Минфин России в письме от 13.02.2009 № 03-03-06/4/4 разницы между этими мероприятиями не усмотрел. Правда, письмо посвящено налоговым правоотношениям. Между тем в налоговой сфере действует пункт 1 статьи 11 Налогового кодекса, в силу которого понятия и термины гражданского и других отраслей законодательства Российской Федерации надлежит применять в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное специально не оговорено данным кодексом.
В итоге полагаем: вслед за ревизией, выявившей недостачу, руководитель обязан назначить внеплановую инвентаризацию тех же активов.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации. Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
- самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
При списании «недостающих» запасов как раз «вырисовывается» нехозяйственное их использование, что и послужит основанием для начисления «компенсирующих» НО (п.п. «г» п. 198.5 НКУ).
Причем начислять НО, как сказано в самомп. 198.5 НКУ, следует только по тем «сверхнормативным» потерям запасов, которые «зашли» с «входным» НДС, и плательщик имел право на включение таких сумму в состав НК* (т. е. при наличии недефектной НН, зарегистрированной в ЕРНН).
* См. 101.06 БЗ //«Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 75, с. 5.
Базой начисления «компенсирующих» НО будет стоимость таких приобретений (п. 189.1 НКУ). И не забудьте на сумму таких НО не позднее последнего дня отчетного (налогового) периода составить сводную налоговую накладную и зарегистрировать ее в ЕРНН.
Обратите внимание еще на один «скользкий» момент. Если будет установлено виновное лицо, которое в дальнейшем компенсирует стоимость ТМЦ, фискалы настаивают, что средства, поступающие в качестве такой компенсации, следуетвключить в базу обложения НДСсогласноп.п
«а» п. 185.1 НКУ(см. 101.15 БЗ //«Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 98, с. 3). Причем начислять НО в таком случае придется с учетом «минбазы» (п. 188.1 НКУ) и независимо от наличия «входного» НДС (т. е. даже в том случае, когда такие запасы приобретались у неплательщика НДС).
Для тех, кто будет следовать разъяснениям налоговиков, предлагаем следующий вариант действий. Присписании выявленной недостачине пренебрегать начислением «компенсирующих» НО согласноп. 198.5 НКУ. А ужена дату получения компенсацииот виновника составить «обнуляющий» РК на сумму ранее начисленных «компенсирующих» НО и этой же датой составить новую налоговую накладную исходя из базы налогообложения согласноп. 188.1 НКУ.
Хотя, строго говоря, мы такой подход фискалов считаем, в принципе, необоснованным. Ведь при списании сверхнормативных потерь происходит поставка в понимании именноп. 198.5 НКУ(абз. «в» п.п. 14.1.191 НКУ). А вот для целей примененияп.п. «а» п. 185.1ип. 188.1 НКУникакой поставки нет — отсутствует факт передачи запасов виновному лицу (нет продажи, обмена или дарения). Поэтому, начислять НО следует один раз в порядке, предусмотренномп. 198.5 НКУ, и при получении компенсации ничего корректировать не нужно.
Далее подробнее об отражении недостач и потерь в бухгалтерском и налоговом учете предприятия.