Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение архива документов: советы по организации процесса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под экспертизой понимается определение ценности документов с целью составления перечня для передачи в архив. Процесс начинается с определения временного промежутка, за который документы подвергаются экспертизе.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Информация об архиве документов в организации
Какие категории бумаг должны попасть в архив предприятия, организации? Сюда, как правило, передаются дела постоянного, временного (> 10 лет) хранения (включая по личному составу). Их следует не только передать, а и включить в сводную опись дел по окончании года (не позднее двух лет после их завершения делопроизводством).
Документы до 10 лет хранения (согласно п. 98 «Правил работы архивов государственных органов и иных организаций») должны быть уничтожены в установленном порядке (с составление акта).
У собственного архива, безусловно, есть свои преимущества. Бумаги всегда в шаговом доступе. Взять отсюда вы можете любую информацию в любой момент, удобный для вас.
Но на этом, пожалуй, преимущества оканчиваются. Ведь каждый процесс архивирования документов в организации представляет собой большую сложность для организации, где нет специалистов и средств содержать их.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
На основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11).
3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
19.01.2009 N 4
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Нюансы работы с запросами
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Как подготовить бумаги
Перед передачей документации на длительное хранение, необходимо грамотно ее подготовить. Для этого все бумаги группируются по разным критериям, после чего распределяются между множеством тематических папок.
Перед внесением документов в архив, формируется специальная номенклатура дел, в которой должны иметься следующие сведения:
- индекс конкретного дела;
- заголовок, с помощью которого можно понять, к каким процессам относится документация;
- количество документов, подлежащих хранению;
- примечания, имеющие отношение к разным операциям, совершаемым с бумагами, например, их перемещение или устранение.
Когда ставка НДС будет 20%? Узнаете здесь.
Дела, организованные в соответствии с номенклатурой дела, подлежат архивации. Срок данного процесса зависит от параметров самой документации.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Допускается ли привлечение к работе сторонних специалистов
Подача документов может осуществляться с привлечением специализирующихся на этом сторонних компаний. Такой подход целесообразен в следующих ситуациях:
- компания крупная, за год накапливается огромное количество документов, систематизировать которые самостоятельно сложно, так как для этого потребуется отвлекать сотрудников от производственных и управленческих процессов;
- компания решила создать электронный архив с нуля, а объем работы настолько велик, что штатные сотрудники его не осилят;
- документы передаются на хранение в Государственный архив, это требует высокого уровня компетентности сотрудников, которые будут участвовать в архивном хранении.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.