Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Какая информация должна быть в штатном расписании
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2022 года, составленного по форме Т-3.
Для составления собственного мнения относительно правомерности вышерассмотренных действий со штатным расписанием, а также определения рисков работодателя при этом не лишним будет ознакомление с определением Конституционного суда РФ от 17.12.2008 № 1087-О-О, в п. 2.3 которого даны следующие разъяснения:
«Прекращение трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ признается правомерным при условии, что сокращение численности или штата работников в действительности имело место. Вместе с тем, с одной стороны, работодатель не может быть ограничен в праве впоследствии восстановить упраздненную должность в штатном расписании в целях осуществления эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом; с другой стороны, в таких случаях нельзя исключать возможность злоупотребления правом со стороны работодателя, использующего сокращение штата работников для увольнения конкретного лица. Поскольку уволенный работник может узнать о восстановлении в штатном расписании должности, которую он ранее занимал, лишь по истечении предусмотренного частью первой ст. 392 ТК РФ срока, и поскольку только судом устанавливаются обстоятельства, свидетельствующие о нарушении прав этого работника, о чем он не знал и не мог знать на момент вручения ему копии приказа об увольнении либо выдачи трудовой книжки, суд, рассматривая в порядке ч. 3 ст. 392 ТК РФ соответствующее ходатайство, не вправе отказать в восстановлении пропущенного процессуального срока без исследования фактических обстоятельств дела, которые могут послужить основанием для такого восстановления».
На практике. В ходе проверки в учреждении был выявлен факт нарушения работодателем ст. 22, 81, 180 ТК РФ. Так, 10.02.2012 работодатель издал приказ о сокращении штата сотрудников. В приказе он установил, что с 12.04.2012 из штатного расписания исключаются должности некоторых работников. 10.02.2012 работодатель утвердил штатное расписание на период с 12.04.2012 по 31.12.2012, в котором отсутствовали данные должности. Работникам были выданы уведомления о сокращении занимаемых ими должностей, и до введения в действие нового штатного расписания они были уволены. В нарушение п. 2 ч. 1 ст. 81 и ч. 2 ст. 180 ТК РФ работники были уведомлены о предстоящей процедуре сокращения штата 10.02.2012 и уволены до введения в действие нового штатного расписания, т.е. на дату увольнения сотрудников должности, занимаемые ими, имелись в штатном расписании. Таким образом, основание для начала процедуры сокращения штата у работодателя отсутствовало. По результатам проверки работодателю выдано предписание об устранении выявленных нарушений.
Вывод: при сокращении штата необходимо быть очень внимательными с датой увольнения работников и датой вступления в силу нового штатного расписания; при их расхождении суд или контролирующий орган может прийти к выводу об отсутствии на дату увольнения основания увольнения.
Частый вопрос, связанный с сокращением штата и введением нового штатного расписания, заключается в определении периода «безвременья»: когда после сокращения еще нельзя вводить в новое штатное расписание сокращенные ранее должности? После долгих обсуждений общим выводом стал такой:
-
закон не устанавливает сроков, по истечении которых работодатель вправе ввести в штатное расписание те же должности, что и были сокращены;
-
с учетом установленных ст. 392 ТК РФ сроков на обращение в суд (один месяц по срокам, вытекающим из увольнений) и судебной практики таким минимальным периодом «безвременья» может считаться один месяц со дня фактического увольнения сокращенных работников. Именно в данный период работник вправе обратиться в суд с требованиями о признании сокращения мнимым, опираясь на информацию о повторном введении в штатное расписание ранее сокращенных должностей.
Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания
Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.
Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.
Как составить штатное расписание — графы
Заполнению подлежат следующие графы штатного расписания:
| Графа (номер, наименование) | Сведения для заполнения |
| Графы 1, 2
«Наименование и коды структурных подразделений» |
Наименования структурных подразделений даются в единственном числе, в именительном падеже, без сокращений. Они приводятся по степени функциональной важности подразделения или просто в алфавитном порядке.
Коды проставляются:
|
| Графа 3
«Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» |
Наименование профессии/должности указывается в составе структурных подразделений и по старшинству. Необходимо указать разряд, класс (категорию) квалификации.
Двойные названия должностей указываются со знаком «-».
Особенно важно, чтобы название должностей, профессий и специальностей в штатном расписании соответствовало наименованиям в квалификационных справочниках и профессиональных стандартах, если ТК РФ или Федеральные законы обязывают работодателей сотрудникам определенных должностей, профессий и специальностей предоставлять льготы, компенсации или ограничения. |
| Графа 4
«Количество штатных единиц» |
Количество штатных единиц указывается по каждой профессии и должности. Если имеются совместители, являющиеся неполными штатными единицами, их определяют в соответствующих долях (например, 0.25, 0.5…). |
| Графа 5
«Тарифная ставка (оклад)» |
Здесь прописывается размер зарплаты в рублях для штатной единицы в зависимости от системы оплаты труда.
Согласно ст. 129 ТК РФ, окладом (тарифной ставкой) называется оплата труда в фиксированном размере за выполнение установленной нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени (обычно месяц). Если на предприятии применяется сдельная оплата труда, ставится прочерк, в графе 10 «Примечания» указывается «Сдельная оплата труда» и приводится ссылка на локальный акт, регулирующий оплату труда по сдельной системе. |
| Графы 6-8
«Надбавки» |
Надбавки могут быть введены:
В данных графах указываются все надбавки в рублях — компенсационные и стимулирующие (премии, поощрения, доплаты, надбавки). |
| Графа 9
«Всего за месяц» |
Здесь суммируется тарифная ставка (оклад) и надбавки по одной штатной единице и указывается:
|
| Графа 10
«Примечания» |
Служит для уточнений и внесения изменений. Здесь можно менять название должности, указывать фамилию и инициалы отдельных сотрудников на руководящих должностях. |
Примеры употребления на «Секрете»
«»С уверенностью могу сказать, что инфраструктура ЦЭДов, на которые перераспределена нагрузка по новому алгоритму, не предусматривает увеличение объёма досмотров и выпуска таможенных деклараций в несколько раз, а штатное расписание в таможне осталось без изменений», — констатирует эксперт «Таможенной лиги» Александр Куденко».
(Из новости о том, что таможня неожиданно изменила порядок оформления деклараций.)
« …при сокращении сотрудников работодатель вправе изменить штатное расписание, убрав из него все вакантные должности».
Шаги по разработке оргструктуры
Резюмируем сказанное. На этапе разработки организующей структуры необходимо сделать следующие шаги.
Во-первых, исходя из уточненной миссии и целей организации определить конечные продукты учреждения. Это может быть быстро и квалифицированно рассмотренная проектно-сметная документация (для государственных экспертиз), выздоровевшие больные (для больниц и поликлиник), сформированная культурная среда на конкретной территории (для театров и филармоний) и т.п.
Во-вторых, определить промежуточные продукты. Например, чтобы сформировать в городе музыкальную среду, филармонии нужно создавать и показывать концерты и иные программы.
В-третьих, провести аудит существующей оргструктуры на обоснованность и необходимость имеющихся в ней структурных подразделений. Для этого под каждым «квадратом», обозначающим структурное подразделение, следует написать его конечный продукт (создание и показ концертных программ, выездных программ для детей и т.п.). Если для какого-либо «квадрата» невозможно определить реальный конечный продукт подразделения (продукт, полезный организации), необходимо безжалостно вычеркнуть этот «квадрат». Данное подразделение вашему учреждению не нужно.
Причем это надо сделать вне зависимости от причин, по которым не получилось обозначить для подразделения его конечный продукт, необходимый организации. Таких причин может быть две. Первая — пользы от этого подразделения нет. Тогда оно, безусловно, подлежит ликвидации. Вторая причина: вероятно, это полезное подразделение, но управленец не смог догадаться, в чем именно эта польза. Значит, оно все равно должно быть ликвидировано. Если подразделение действительно необходимо, руководитель учреждения на себе ощутит, чего не хватает в оргструктуре. Потому что не произведенный отсутствующим подразделением конечный продукт придется делать ему самому. Например, если в структуре организации поначалу отсутствует подразделение, отвечающее за подготовку сметной документации на ремонтно-строительные работы и взаимодействие с подрядчиками, это придется выполнять директору, иначе ни один ремонт не сможет быть начат. И необходимое подразделение появится позднее.
Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?
Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?
На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.
В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:
- фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
- количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);
- надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.
А если штатное расписание надо изменить?
Предполагается, что штатное расписание составляется на долгий период времени. Однако при необходимости в него можно вносить изменения. Количество изменений законодательно не регламентировано. Поэтому меняйте сколько хотите, но не забывайте утверждать изменения приказом. И если в текущем году у вас были изменения, да еще не одно, то советую на следующий год утвердить новое штатное расписание, что бы не путаться в ворохе бумаг.
Итак, вносим изменения. Они могут быть следующего характера:
- исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе предприятия;
- ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
- сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата предприятия;
- изменение окладов;
- переименование подразделений и должностей;
- прочие изменения, вносимые в штатное расписание в связи с изменением условий деятельности предприятия.
Рассматривать подробно все возможные изменения штатного расписания мы сейчас не будем. Большинство изменений затрагивает существенную информацию, содержащуюся в трудовых договорах с сотрудниками, и этим темам мы посвятим отдельные статьи. Затронем только два изменения, с которыми не требуется ознакомление сотрудников.
I. Дополнение штатного расписания новыми должностями.
Вам нужен новый сотрудник? Или вы решили организовать целое подразделение? Я сейчас обращаюсь к руководителю предприятия. Вызываем главного бухгалтера и кадрового работника и сообщаем им о своем желании. Данные сотрудники готовят проект приказа и передают его на согласование и подпись руководителю. Если же вы в одном лице и генеральный директор, и главный бухгалтер, да еще и возложили на себя обязанности по ведению кадрового делопроизводства – все гораздо проще. Сам придумал, сам написал, сам подписал.
Необходимость штатного расписания
Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.
Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:
- о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
- о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
- о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
- о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
- о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.
Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.
Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:
- оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
- полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
- фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
- контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
- выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
- составление заявок в службу занятости;
- формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
- обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.
ООО и ИП – кто должен составлять штатку?
ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.
Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.
Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.
ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.
Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.
Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.
Требования к документу
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:
- Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
- Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
- Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
- В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
- Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
- При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.
Кто и когда утверждает документ?
Сначала осуществляется разработка документа. Черновик рассматривается советом учредителей или руководством организации. После утверждения черновика формируется основной документ. Затем документ отправляется на подпись главному бухгалтеру компании и руководителю. Если это документ подразделения, то право подписи имеет его руководитель.
Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице. После подписи главного бухгалтера руководитель компании должен утвердить документ. Для этого составляется приказ об утверждении штатного расписания. В заключение руководитель тоже ставит свою подпись и печать на заполненный бланк. Только тогда штатное расписание вступает в силу. Оформление бланка осуществляется любыми чернилами на усмотрение руководителя или в электронном варианте.