Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется прогул и какие есть тонкости в различных ситуациях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждый работодатель должен знать, как правильно оформлять документы, если сотрудник не явился на работу. Все дело в том, что если оставить данный вопрос на потом, дождаться сотрудника и оформить все задним числом, можно получить наказание.
Когда сотрудник будет получать трудовую книжку, должен расписаться в личной карточке, а в книге учёта движения трудовых книжек поставить подпись и дату.
Кроме трудовой книжки заботливые бухгалтеры выдают справки 182н и 2-НДФЛ для вычетов и начисления больничного на будущем месте работы и выписку из СЗВ-М, СЗВМ-СТАЖ и из раздела 3 формы расчета по страховым взносам. По требованию работника обязаны предоставить копии любых кадровых документов, касающихся его работы в компании. Все эти документы выдаются лично сотруднику под подпись.
Чтобы уволить за прогул нужно в течение 1 месяца оформить горку юридических и бухгалтерских документов. И обязательно сохранить все на случай споров. Все документы несложные, но обязательные.
Желаем вам никогда не сталкиваться с такой ситуацией. Пусть ваши сотрудники будут такими же ответственными, как и вы 🙂 А если нужна будет помощь с документами — обращайтесь в Кнопку, мы поможем.
—
Подсказала — Татьяна Харлампова, юрист в Кнопке.
Рассказала всем — Маша Копко, маркетолог.
Прогул сотрудника: ответственность, последствия, санкции
За это нарушение для сотрудника предусмотрена дисциплинарная ответственность вплоть до увольнения. Как правило, решение относительно того, как квалифицировать отсутствие работника в течение дня, принимает его непосредственный руководитель. От него зависит, какие дисциплинарные меры принять к виновному исходя из юридических норм законодательства и тяжести проступка.
На сегодняшний день воздействовать на нерадивого работника можно так:
- объявить выговор;
- привлечь к отработке прогулянного времени;
- грозить увольнением.
Если сотрудник представляет для компании определённую ценность, то меры воздействия могут быть могут быть более мягкими. Тем более, если работник смог написать внятную объяснительную записку относительно причин своего прогула. В этом случае сотрудника могут обязать отрабатывать дополнительное время, иногда его лишают премиальной части заработка.
Фиксируем факт отсутствия на рабочем месте
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Прогулом считается ситуация, когда работник:
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (подп. «а» п.6 ч. первой ст.81 ТК РФ;
- самовольно использовал дни отгулов или ушел в отпуск (подп. «д» п.39 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. №2);
- прекратил работу без уважительной причины до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. первая ст.80, ст.280, ч. первая ст.292, ч. первая ст.296 ТК РФ);
- самовольно прекратил работу без уважительной причины до истечения срока действия срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ).
В первые дни невыхода сотрудника на работу работодатель не сразу может разобраться, отсутствует он по уважительной причине или прогуливает. Когда нет уверенности в том, что работник болеет, первую неделю его отсутствия имеет смысл составлять акты о неявке на работу ежедневно, в дальнейшем можно ограничиться актом об отсутствии работника в течение недели. Составлять такой документ можно, например, по пятницам. Законодательством этот вопрос напрямую не урегулирован, поэтому руководствуйтесь здравым смыслом и судебной практикой.
В табеле учета рабочего времени с первого дня отсутствия сотрудника ставьте код «НН», означающий неявку по невыясненным причинам, если вы применяете унифицированные формы (). Впоследствии, после того как будет установлен факт прогула, измените отметку на код «ПР» ( , утвержденный ).
Выдаем трудовую книжку и производим окончательный расчет
Работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись с приказом о расторжении трудового договора и выдать в день увольнения трудовую книжку. Если сотрудник так и не появился на работе, сделайте на приказе соответствующую запись (ч. , ст. 84.1 ТК РФ). Можно дополнительно составить акт о невозможности получить подпись сотрудника и о мерах, принятых для ее получения, и подшить его в дело вместе с приказом об увольнении. Кроме того, запись о причинах отсутствия подписи работника нужно сделать в личной карточке.
Дни, пропущенные работником без уважительной причины, в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, не включаются ().
Если работник не пришел за трудовой книжкой, отправьте ему уведомление о необходимости ее забрать или дать письменное согласие на пересылку книжки по почте (). Уточните у сотрудника адрес, на который следует выслать книжку.
В случае если сотрудник не получит трудовую книжку, она должна храниться у работодателя до востребования ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет ( Перечня, утвержденного ).
В день увольнения необходимо выплатить сотруднику заработную плату, а также компенсацию за неиспользованный отпуск (). Если сотрудник получает зарплату в кассе организации и в день увольнения он на работе отсутствовал, то выплатить соответствующие суммы нужно не позднее следующего дня после предъявления уволенным сотрудником требования о расчете (). Информацию о необходимости явиться за деньгами можно включить в уведомление о получении трудовой книжки.
В нашем неспокойном мире длительный невыход человека на работу может означать что угодно: в отпуск не пустили – так «сам ушел»; но он мог попасть и в действительно сложную ситуацию, из которой не сразу можно вернуться к привычному образу жизни. В любом случае «мертвые души» в штате организации не нужны, хотя тут еще придется разбираться в уважительности причин отсутствия. А дело это хлопотное и сложное.
Длительный прогул: особенности документирования данного факта
При длительных прогулах найти работника и затребовать у него объяснения относительно причин отсутствия на работе, как правило, не представляется возможным (например, когда сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает, по месту постоянного жительства информации о нем также нет).
Задача увольнения при длительном прогуле несколько сложнее, чем при классических блиц-прогулах, по ряду причин. При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 193 ТК РФ.
Если работник не появляется на рабочем месте, то, соответственно, становится затруднительным получение от него объяснений по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.
Если адрес регистрации в паспорте отличается от фактического места проживания, которое у вас может быть, то требование о даче объяснений лучше направить во все адреса.
В судебной практике имели место случаи, когда суд восстанавливал работника на работе по тем основаниям, что считал квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому лучше направлять в адрес работника:
- ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо
- телеграмму. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии.
Тексты этих документов смотрите в Примерах 1 и 2. Текст письма может быть более развернутым, ведь здесь вы не ограничены пространством, отведенным для текста в форме телеграммы. Отправителем корреспонденции должен значиться работодатель.
Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, то можно сделать вывод, что законом не установлено, какие причины уважительные, а какие нет. Но как определить? Все очень просто и в роли судьи будет выступать начальник. Именно он, по мнению закона, может вынести верное решение и определить меру наказания для своего подчиненного.
На практике может быть краткосрочный и длительный прогул. Что касается второго случая, то каждый гражданин может пропасть на несколько дней и не отвечать на телефонные звонки.
Порой начальник не может выяснить, где находится его подчиненный. Если такое продолжается долго, то сотрудника просто увольняют за прогул, поскольку безответственные люди компании не нужны.
Что касается краткосрочного прогула, то тут можно выделить:
- Невыход на работу без объяснения причины, по собственному желанию;
- При желании устроить себе выходной;
- Самовольное использование выходного дня, за счет будущего отпуска;
- Пребывание в медицинском вытрезвителе;
- Если покинул работу раньше, чтобы успеть на работу по совместительству.
Пока сотрудник отсутствует на работе, начальник фиксирует неявку и не оплачивает рабочее время. Увольнять такого сотрудника или накладывать штрафные санкции – каждый работодатель решает самостоятельно. Даже если подчиненного оставят, он должен понимать, что доверие заслужить будет крайне сложно.
Как доказать прогул работника
Порой подчиненному крайне сложно официально подтвердить, почему он нарушил условия трудового договора. Согласитесь, не всегда можно позвонить и озвучить причину неявки. К примеру, работник добирался на своей машине и попал в серьезную аварию, в результате чего был срочно госпитализирован и находился несколько дней без сознания.
Поэтому каждый начальник должен в первую очередь быть объективным и не выносить поспешных решений. Единственный правильный выход в такой ситуации – это фиксировать факт отсутствия и не начислять заработную плату. Никаких приказов на увольнение сразу делать не нужно – это большая ошибка, которую допускают многие и потом расплачиваются за нее.
Сотрудник кадров должен просто в табеле указать о, которая означает, что подчиненный не пришел на работу по неизвестным причинам. Если через несколько дней подчиненный приносит справку с больницы, как подтверждение своего отсутствия, то кадровик меняет «НН» на «Б», что значит, отсутствовал по причине болезни.
Ну и, конечно, есть второй вариант, когда сотрудник приходит и не объясняет причину самовольного невыхода. В такой ситуации в табеле исправляется неявка на «ПР», что значит прогул.
Как только нарушитель придет на работу, нужно попросить написать объяснительную записку. Именно тут некоторые начальники допускают нарушение и, так сказать, «рубят сплеча», готовя приказ на увольнение. Если вы приняли решение уволить – это ваше право, но объяснительную записку все равно нужно затребовать.
В противном случае уволенный работник может обратиться в суд и выиграть дело, доказав, что его уволили с нарушениями. Мало того что работодатель понес убытки, пока сотрудника не было на работе, он будет должен выплатить ему дополнительную компенсацию или восстановить на работе.
Хотя, сложно найти человека, который после судебного разбирательства согласится вновь работать у прежнего работодателя.
Но есть и сотрудники, которые на просьбу написать объяснительную, отвечают отказом. В таком случае работодатель должен официально запросить объяснительную записку у своего подчиненного. Такой документ лучше всего вручить лично, чтобы подчиненный поставил подпись об ознакомлении. Если сотрудник отказывается, документ можно отправить заказным письмом с уведомлением.
Понятие прогула в Трудовом кодексе РФ
Понятие прогула содержится в ст. 81 ТК (основания увольнения по инициативе нанимателя). Но это вовсе не означает, что за установлением факта прогула должно следовать увольнение. Прогул — это прежде всего дисциплинарный проступок, а в качестве санкции за него может быть применено любое взыскание, обозначенное в ст. 192 ТК.
Статья 81 ТК РФ относит прогул к группе грубых нарушений сотрудником своих трудовых обязанностей.
Прогул определяется как отсутствие работающего гражданина на положенном ему трудовым соглашением или распоряжением нанимателя трудовом месте без причин, которые могут быть признаны уважительными, на протяжении всего трудового дня (смены) либо более четырёх часов подряд в течение дня (смены).
Правильно увольняем сотрудника за прогул: точный алгоритм действий
Между работодателем и сотрудником возникают отношения, регулируемые трудовым кодексом РФ. Любые производственные процессы должны подчинятся прописанным в этом законе нормам. Если эти нормы нарушаются одной из сторон, то другая имеет право потребовать или принять меры для их соблюдения.
Если сотрудник нарушает трудовую дисциплину, то работодатель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание, но строго в соответствии с нормами ТК РФ.
И в нашем случае, разговор пойдет о таком виде нарушения, как прогуле и об одной из возможных санкций за него, – увольнении с работы.
Именно, строгое соблюдение всех законодательных правил позволит руководству предприятия быстро и безболезненно избавиться от нерадивого работника.
Увольнение по статье за прогул
Если работник совершает прогулы регулярно и другие меры на него не действуют, то приходится уволить нарушителя. Процесс увольнения проходит следующим образом:
1. Для начала необходимо документально зафиксировать отсутствие человека на предприятии, перед этим убедившись, что уважительных причин нет. Документ должен содержать подписи двоих свидетелей. 2. На этой почве работодатель составляет приказ об увольнении. 3. После появления на работе прогульщик должен либо представить справку об уважительности причины прогула либо ознакомиться с указом об увольнении и подписать его. 4. Если сотрудник отказывается подписать документ, то руководство составляет акт; 5. Работник отдела кадров, согласно статье 81 Трудового кодекса Российской Федерации, делает соответствующую запись в трудовой книжке. 6. Сотруднику выплачивают все положенные выплаты, в том числе и деньги за неиспользованный отпуск.
Штрафы и депремирование
Если организация практикует штраф в качестве разновидности наказания за пропуски, ее должностные лица тем самым нарушают закон. ТК РФ не содержит указания на подобный вид наказаний. Это необходимо помнить всем людям, оказавшимся в подобных обстоятельствах.
Иначе развиваются события, если трудящихся за пропуски лишают премий. Большинство компаний используют премии не только в целях вознаграждения граждан за хорошую работу, но и как способ материального взыскания за разные нарушения, в том числе и за неявку на работу.
По сложившейся практике можно судить, что вынесение замечаний и выговоров не оказывает нужного действия на безответственных работников.
Запомните! Действия по лишению граждан премиальных денег соответствуют закону, поскольку главное условие для выплаты премий – отсутствие нарушений со стороны трудящегося.
При этом одновременно с лишением нарушителя премиальных гражданину могут назначить наказание в виде замечания или выговора.
Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах
В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.
Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.
В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.
Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.
Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.
Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.
Важные условия для признания прогула
В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.
В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:
- При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).
Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.
- При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.
При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.
- При отсутствии на работе по неуважительным причинам.
Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.
- При доказанности факта прогула.
Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.
Определение данного понятия приводится в ТК РФ. В согласии с ним, если время отсутствия на рабочем месте более 4-х часов подряд — это прогул.
Для издания приказа об увольнении по данному основанию, необходимо, соблюдение следующих условий:
- период отсутствия на службе не меньше установленного законодателем (4 часа либо полный рабочий день);
- с сотрудником заключен контракт, где обозначена продолжительность рабочего дня и место, где будут исполняться служебные обязанности;
- причина пропуска неуважительная;
- проведена проверка обстоятельств неявки работника с документальным подтверждением.
В законе не обозначено разделение прогулов на виды, но на практике их можно разделить на:
- краткосрочные – когда работника нет на месте в течение небольшого периода времени, при этом сохраняется возможность поддержки с ним связи;
- неоднократные – когда в течение календарного года зафиксировано 2 и более фактов отсутствия на месте, при этом, работник, допустивший прогул, не может привести уважительные основания для этого;
- длительные – отсутствие на месте в течение длительного периода времени (несколько дней/недель/месяцев подряд), при этом у директора нет возможности связаться с ним.
В зависимости от причин, длительности и регулярности неявок на работу, принимается решение о расторжении трудовых отношений с сотрудником, совершившим прогул.
Особенности составления приказа по форме Т-8
Приказ об увольнении за прогул оформляется таким образом:
- В верхней части документа указывают полное название организации и код по ОКПО.
- Далее нужно указать номер документа и дату его составления.
- После этого прописывают реквизиты трудового договора, который будет прекращен, и дату увольнения.
- Затем необходимо указать сведения об увольняемом сотруднике: табельный номер, Ф.И.О., должность, структурное подразделение.
- Далее нужно прописать основание для увольнения.
- После этого перечисляют наименования документов, которые были использованы в качестве основания для издания приказа, и их реквизиты.
Документ подписывает руководитель предприятия и работник.
Как уволить за прогул
Чтобы расставание с работником, допустившим прогул, было правомерным и не влекло риска дальнейших споров с ним, должны быть выполнены следующие обязательные условия:
- отсутствие сотрудника на работе в течение контролируемого времени задокументировано – например, работодателем составлен соответствующий акт;
- от сотрудника затребованы письменные объяснения причин отсутствия;
- сотрудник или предоставил такие объяснения, или отказался их предоставлять;
- работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул и ознакомил сотрудника с этим приказом под роспись;
- если сотрудник отказался подписывать приказ, то работодатель составил об этом соответствующий акт;
- дата увольнения соответствует всем лимитам по срокам, о которых сказано выше.