Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие виды отчетности нужно оформлять специалисту по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главный бухгалтер должен дать полную информацию, какие в этом году нужно сдавать статотчеты. Также Росстат может прислать письмо и запросить актуальные данные за определенный период времени. Если письма не было, нужно выяснить на сайте Росстата, необходимо ли сдавать документы в этом году?
Как сдавать отчет по форме 1-Т (условия труда) в 2023 году
Отчет по форме «1-Т (условия труда)» юридические лица сдают ежегодно. В этом отчете компании указывают сведения о состоянии условий труда и компенсациях за вредную и опасную работу.
Индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса по форме «1-Т (условия труда)» не отчитываются. Также не сдают этот отчет организации, которые не относятся к следующим отраслям:
- сельское и лесное хозяйство, охота, рыбная ловля и разведение рыб;
- добыча полезных ископаемых;
- обрабатывающие производства;
- обеспечение электроэнергией, газом, паром, кондиционирование воздуха;
- водоснабжение, водоотведение, сбор и утилизация отходов, ликвидация загрязнений;
- строительство;
- транспортировка и хранение;
- информация и связь.
Срок сдачи. Сдать форму за год нужно в территориальное отделение Росстата до 21 января года, следующего за отчетным. Поскольку в 2023 году 21 января выпадает на субботу, по правилам статистической отчетности, подать отчет нужно не позднее понедельника 23 января включительно. С 00:00 часов 24 января 2023 года наступает период привлечения к административной ответственности.
Форма сдачи. Сдавать форму необходимо следующим образом. Код формы отчета по ОКУД — 0606004. Бланк формы и указания по его заполнению утверждены приказом Росстата от 30.07.2021 № 457 в редакции от 29 июля 2022 года № 532 (по состоянию на дату написания статьи в ноябре 2022 года).
Напоминаем, что, если у организации есть обособленные подразделения, отчет сдают по каждому такому подразделению, и в целом по юридическому лицу без таких подразделений. При этом обособленными подразделениями являются любые территориально обособленные от головного предприятия подразделения, в которых оборудованы стационарные рабочие места.
Когда нужно подавать отчет по форме 4-ФСС
В ФСС России работодателю необходимо представлять расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на социальное страхование работников от несчастных случаев и заболеваний. Форма отчета (форма 4-ФСС) утверждена приказом ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59. Этим же приказом утвержден порядок заполнения отчетной формы.
Отчет нужно направлять ежеквартально. Можно представить либо бумажный вариант, либо электронный. В зависимости от формы установлены крайние сроки подачи. В бумажном варианте отчет направляют не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, за период январь–март отчет нужно отправить до 20 апреля. Для электронного вида этот срок истекает 25-го числа.
Кроме этого, в ФСС России отправляют отчет об использовании сумм, выделенных на финансирование предупредительных мер по сокращению травм на производстве и профзаболеваний. Их предоставляют за счет части страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Форма отчета приведена в приложении № 2 к письму ФСС России от 2 июля 2015 г. № 02-09-11/16-10779 и на официальном сайте Фонда.
Проверка охраны труда: какие документы проверяют?
То, какие документы проверяют при проверках охраны труда, зависит от цели проверки. Вполне вероятно, что инспектор по труду сосредоточится на журналах учета несчастных случаев, актах расследования, карточках выдачи спецодежды, паспортизации условий труда и инструктажах. Специалисты по электрохозяйству, грузоподъемному оборудованию или котлонадзору будут проверять «свои» документы. Поэтому лучший способ обезопасить работников, защитить работодателя и себя от ответственности – это правильно организовать документооборот службы ОТ и ежедневно работать строго по требованиям отечественного законодательства. Если так получилось, что проверка на носу, а новоназначенный специалист только начинает организовывать охрану труда, лучше начинать с оформления документации непосредственно по работе службы ОТ, обучения и выдачи спецодежды, СИЗ.
В этой статье приведен базовый (основной) перечень документов для специалиста по ОТ, который занимается медосмотрами, контролирует состояние условий труда, исправность оборудования, работает с подрядчиками.
Государственная статистическая отчетность по охране труда
Годовую статистическую форму N 7-травматизм представляют юридические лица, кроме микропредприятий, всех форм собственности, осуществляющие все виды экономической деятельности, кроме финансовой деятельности, обеспечения военной безопасности, социального страхования, образования, деятельности экстерриториальных организаций к 25 января в территориальные органы Росстата и, при необходимости, в вышестоящие органы по подчиненности.
Указанная форма содержит сведения о численности пострадавших, о числе человеко-дней нетрудоспособности у пострадавших с утратой трудоспособности на 1 рабочий день и более, о численности пострадавших, частично утративших трудоспособность и переведенных с основной работы на другую на один рабочий день и более в соответствии с медицинским заключением, о численности лиц с впервые установленным профзаболеванием, о финансовых средствах, израсходованных на мероприятия по охране труда, а также справочное средней численности работников и наличии здравпункта.
Приложение к форме N 7-травматизм «Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев» представляется также к 25 января выборочно по отраслям экономики 1 раз в 3 года.
Государственная статистическая форма N 1-Т (условия труда) представляется юридическими лицами, осуществляющими деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства) к 21 января в территориальные органы Росстата и, при необходимости, в вышестоящие органы по подчиненности.
Данная форма содержит сведения о состоянии условий труда, о компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.
Руководитель юридического лица обязан назначить должностных лиц, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от имени юридического лица или отразить эту обязанность в должностных инструкциях.
Документация по охране труда на рабочих местах
Для каждого функционального подразделения определяются места постоянного хранения рабочих и контрольных экземпляров документации по охране труда с конкретным Перечнем документов по каждому рабочему месту и указанием лица, ответственного за комплектность и состояние этих документов в указанном месте.
Среди этих документов в первую очередь следует иметь в виду Инструкции по охране труда на все рабочие места и на все виды производимых работ. Журналы учета первичного инструктажа и специального инструктажа для работ с повышенной опасностью. Закрытые наряды на работы с повышенной опасностью. Журналы учета микротравм. Журналы учета инцидентов и аварий (для опасных производственных объектов). Здесь же необходимы журналы первой ступени контроля и пр.
Руководители функциональных подразделений обеспечивают укомплектование нормативными правовыми документами, организуют работу по своевременному обновлению и представлению своим работникам информации о состоянии нормативной базы в области охраны труда.
Отчет об использовании сумм страховых взносов
Кроме отчета по форме 4-ФСС, организации направляют в ФСС отчет об использовании сумм страховых взносов, выделенных на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников.
Отчет составляется организацией и ежеквартально представляется в исполнительный орган Фонда по месту своей регистрации одновременно с расчетной ведомостью по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма 4-ФСС). Соответственно, согласно срокам подачи основного отчета по форме 4-ФСС, отчет об использовании сумм страховых взносов подается в те же установленные сроки:
- Бумажный отчет подается не позднее 20-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом;
- Электронный отчет – не позднее 25-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Документация по охране труда на рабочих местах
Для каждого функционального подразделения определяются места постоянного хранения рабочих и контрольных экземпляров документации по охране труда с конкретным Перечнем документов по каждому рабочему месту и указанием лица, ответственного за комплектность и состояние этих документов в указанном месте.
Среди этих документов в первую очередь следует иметь в виду Инструкции по охране труда на все рабочие места и на все виды производимых работ. Журналы учета первичного инструктажа и специального инструктажа для работ с повышенной опасностью. Закрытые наряды на работы с повышенной опасностью. Журналы учета микротравм. Журналы учета инцидентов и аварий (для опасных производственных объектов). Здесь же необходимы журналы первой ступени контроля и т.п.
Руководители функциональных подразделений обеспечивают укомплектование нормативными правовыми документами, организуют работу по своевременному обновлению и представлению своим работникам информации о состоянии нормативной базы в области охраны труда.
Получение, рассылка и ознакомление с документами по охране труда должны производиться с обязательной регистрацией.
Можно ли замещать должность специалиста по охране труда в порядке совмещения должностей работнику, который пройдет соответствующее обучение?
Точно можно этим воспользоваться?
Численность работников организации, которая не является государственным или муниципальным учреждением и не применяет тарифную систему оплаты труда, превышает 50 человек. В организации создана служба охраны труда, имеются должности специалиста по охране труда, замещаемые определенными работниками.
Консультация предоставлена 19.11.2014 г.
1. Можно ли замещать должность специалиста по охране труда в порядке совмещения должностей работнику, который пройдет соответствующее обучение?
2. Каким образом это документально оформить?
3. Вправе ли работодатель установить к специалисту по охране труда квалификационные требования, отличные от указанных в ЕКТС?
4. Будет ли работник, замещающий должность специалиста по охране труда в порядке совмещения должностей, нести ответственность за несоблюдение требований охраны труда работниками, а также, если произойдет авария или несчастный случай?
Где готовят специалистов по ОТ?
В вузах, в частных и государственных учреждениях дополнительного профессионального образования, учебных центрах. При этом учебное заведение обязательно должно иметь лицензию на образовательную деятельность и отдельную аккредитацию, дающую право на оказание образовательных услуг в сфере ОТ.
В вузах придется учиться от 4 до 6 лет по направлению «Техносферная безопасность». В учреждениях ДПО вас подготовят за 2 месяца и более. Если вас заинтересовала эта профессия, вам подойдут программы профпереподготовки, которые называются «Охрана труда», «Техносферная безопасность», «Безопасность технологических процессов и производств» или похожие варианты.
В Академии бизнеса и управления системами разработана программа профессиональной переподготовки по ОТ на 260 часов. Академия включена в Реестр организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, аккредитованных Минтруда и соцзащиты РФ (рег. номер 5731 от 18.12.2018).
Как решать вопросы с квалификацией: советы эксперта
Если специалист по охране труда уже трудится на предприятии, но не имеет подготовку по профстандарту, то работодатель вправе отстранить его от работы. Пока уровень квалификации не будет достигнут, работник не может трудиться специалистом по охране труда.
В период профпереподготовки его отстраняют от работы приказом работодателя и без сохранения заработной платы. Работодатель должен предложить работнику имеющиеся вакансии, если таких вакансий нет, или работник отказался от перевода, и не хочет пройти профпереподготовку в период отстранения от работы, он должен быть уволен.
Работодатель вправе, но не обязан организовать профпереподготовку за свой счет.
В 196 статье ТК РФ указано, что работодатель определяет необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования, а также направления работников на прохождение независимой оценки квалификации для собственных нужд. Поэтому, если работник не имеет нужную квалификацию, но является ценным сотрудником для работодателя, на период профпереподготовки его переводят на должность, отвечающую уже имеющейся квалификации, и возвращают на должность специалиста по охране труда при подтверждении получении диплома.
Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде
Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми, их ведение регламентируется поправками о КЭДО. Кроме того, с 1 марта 2022 года начал действовать Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ, утверждающий право работодателя на внедрение ЭДО в области охраны труда (ст. 214.2 ТК РФ).
Большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид: правила, положение, политика в области ОТ, инструкции, документы по обучению, распоряжения, приказы (например, о назначении ответственных лиц / создании комиссий) и т.д.
Однако в поправках об ЭДО есть исключения, запрещающие ведение в электронном виде без дублирования на бумаге некоторых документов по ОТ. В частности, актов о несчастных случаях и журналов инструктажа по охране труда.
Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Постановлением Минтруда РФ №73, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.
Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придётся отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдёт какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.
Документы, подтверждающие проведение инструктажа по охране труда, тоже необходимо вести на бумаге, поскольку этого требует ТК РФ. Оформлять журналы по инструктажам в электронном виде без бумажной копии нельзя.
Какие виды отчетности нужно оформлять специалисту по охране труда
Все отчеты должны совпадать с отчетами организации по численности штата. Средняя численность работников (работники списочного состава и внешние совместители) за отчетный год — показатель переменный, эту цифру вам должен дать отдел кадров или главный бухгалтер, потому что эта численность указывается и в других статистических отчетах, например в № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Если этот показатель по численности работников не будет «биться» с другими отчетами вашей организации, форму не примут как не соответствующую другим отчетам и особенно — сведениям о численности и заработной плате работников.
В успешной сдаче отчетов в Росстат должны быть заинтересованы все: и бухгалтерия, и кадры, и служба охраны труда. Будьте внимательны.
4-ФСС сдают бухгалтеры, а не специалист по охране труда, но сведения они могут запросить и у вас. Для отчета сообщите бухгалтерии, на каком количестве рабочих мест провели спецоценку условий труда и на скольких из них установили вредные условия труда. Укажите, сколько сотрудников прошли обязательные предварительные и периодические медосмотры (таблица 5 в приложении № 1 к Приказу ФСС от 26.09.2016 № 381).
В обязанности специалиста по охране труда входит составление и представление отчета1. Однако нередко работники затрудняются с вопросом, какие отчеты для них обязательны, а какие нет.
Виды отчетности делятся на:
-
государственные;
-
установленные работодателем.
Второй вид становится обязательным, если этого требует работодатель.
Если специалист по охране труда совмещает должность эколога, то он столкнется с отчетами по негативному воздействию на окружающую среду. Отчетность установлена приказом Минприроды России от 9 декабря 2010 г. № 30 «Об утверждении порядка представления и контроля отчетности об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов (за исключением статистической отчетности)». Формы статистической отчетности установлены приказом Росстата от 28 января 2011 г. № 17 «Об утверждении статистического инструментария для организации Росприроднадзором федерального статистического наблюдения за отходами производства и потребления».
Если специалист по охране труда выполняет обязанности ответственного по промышленной безопасности, ему придется составлять отчеты и в этой области.
В ФСС России работодателю необходимо представлять расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на социальное страхование работников от несчастных случаев и заболеваний. Форма отчета (форма 4-ФСС) утверждена приказом ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59. Этим же приказом утвержден порядок заполнения отчетной формы.
Отчет нужно направлять ежеквартально. Можно представить либо бумажный вариант, либо электронный. В зависимости от формы установлены крайние сроки подачи. В бумажном варианте отчет направляют не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, за период январь–март отчет нужно отправить до 20 апреля. Для электронного вида этот срок истекает 25-го числа.
Кроме этого, в ФСС России отправляют отчет об использовании сумм, выделенных на финансирование предупредительных мер по сокращению травм на производстве и профзаболеваний. Их предоставляют за счет части страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Форма отчета приведена в приложении № 2 к письму ФСС России от 2 июля 2015 г. № 02-09-11/16-10779 и на официальном сайте Фонда.
В Росстат нужно отправлять два вида отчетов:
-
об уровне травматизма;
-
о состоянии условий труда2.
Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях подаются по форме № 7-травматизм. Отчет подается один раз в год до 25 января каждого года.
Освобождены от составления отчета организации, занимающиеся:
-
финансовой деятельностью,
-
обеспечением военной безопасности,
-
социальным страхованием,
-
образованием,
а также ведущие деятельность домашних хозяйств и экстерриториальные организации.
Еще одну отчетную форму, которая содержит сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев, подают один раз в три года. Крайний срок подачи – 25 января. Отчет заполняется в виде приложения к годовой отчетности по форме № 7-травматизм.
Этот отчет не представляют только микропредприятия.
Годовые отчеты по охране труда по форме №1-Т и форме №7.
Как правило, формированием отчетности на предприятиях занимается штатный специалист по охране труда. Встречаются случаи, когда в организациях такой специалист отсутствует, либо его обязанности по совместительству выполняет другой сотрудник предприятия. В таком случае, а также при необходимости освобождения штатного инженера от дополнительных обязанностей предприятия могут обратиться за помощью в специализированные коммерческие организации. Специалисты таких организаций безошибочно сформируют необходимые сведения с минимальными временными затратами, и своевременно предоставят их в надзорные органы.
Сроки выполнения услуг по формированию отчетных документов составляют всего несколько дней, стоимость от 9900 рублей.
Для формирования данных и передачи их в надзорные органы, руководитель предприятия назначает ответственных лиц посредством издания соответствующего внутреннего приказа.
Отчетный документ заполняется как непосредственно на сам производственный объект, так и на его обособленные подразделения.
Сформированные сведения заверяются подписью уполномоченного должностного лица, с указанием его данных и контактной информации.
Далее оформленные соответствующим образом сведения предоставляются в территориальные органы Росстата по месту фактического осуществления деятельности предприятия.
Формирование отчетных данных возможно производить как в бумажном варианте, так и в формате электронного документа.
Данный документ составляется по окончании отчетного года, срок предоставления указан непосредственно в утвержденной законодательством форме – до 25 января.
Первоначально в составе отчета также предоставляются общие сведения об организации — ее наименование (или наименование подразделения, по которому передаются данные), почтовый адрес, код ОКПО.
Далее предоставляются сведения о количестве персонала предприятия, пострадавшего за отчетный год при несчастных случаях, в том числе с потерей трудоспособности и со смертельным исходом. Сведения также формируются как в отношении общей численности персонала, так и отдельно в отношении женщин, иностранных граждан, работников в возрасте до 18 лет.
В следующих строках отчетной формы указывается число пострадавших и частично утративших трудоспособность, количество дней нетрудоспособности работников, число выявленных случаев профзаболеваний.
Далее следуют данные об объеме средств, израсходованных на реализацию мероприятий по охране труда, заполняемые в соответствии с бухгалтерской отчетностью.
Также в отчет вносятся сведения о среднегодовой численности работников и наличии на предприятии пункта оказания медицинской помощи.
Данный вид отчетности предоставляется не позднее 25 января нового отчетного года.
К административной ответственности предприятие может быть привлечено в соответствии со статьёй 13.19 за такие нарушения, как:
- не предоставление отчетных сведений;
- несвоевременное предоставление отчетных данных;
- предоставление в составе отчетности недостоверной или искаженной информации.
Размер штрафных санкций в данном случае может составить:
- для должностного лица – до 20 000 рублей;
- для юридического лица – до 70 000 рублей.
При повторном совершении вышеуказанных нарушений, размер штрафных санкций значительно возрастет и составит:
- для ответственных лиц – до 50 000 рублей;
- для предприятий-правонарушителей – до 150 000 рублей.