Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить сотрудника на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника
Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.
При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:
- когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
- обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.
По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.
Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:
- передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
- передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
- передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.
При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:
- договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
- работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
- форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).
Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО
При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.
Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.
Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.
Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.
Документы для трудоустройства несовершеннолетних
При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу такие документы:
- паспорт (свидетельство о рождении);
- трудовую книжку;
- СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
- документы воинского учета;
- аттестат (при наличии),
- акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
- согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
- медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).
Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу
Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:
- педагогическая,
- медицинская,
- правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
- муниципальная и госслужба,
- связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
- работа в авиакомпаниях,
- безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
- менеджмент клиринговых организаций,
- руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).
Список документов при приеме на работу (с расшифровкой)
Рассмотрим, какие документы для заключения трудового договора обязательны, а какие работодатель может попросить дополнительно и нужно ли с ним спорить в таком случае.
Перечень нужных официальных бумаг для трудоустройства есть в Трудовом кодексе РФ в ст. 65. Согласно представленной информации, работодатель обязан потребовать от соискателя следующие документы:
- Удостоверяющие личность — как правило, это внутренний паспорт. Но закон допускает рассмотрение в данном случае и других удостоверений подобного типа, без уточнения, каких именно. На практике обычно берут документы с фотографией соискателя, и которые содержат главные сведения о нем. Это может быть:
- загранпаспорт (для неграждан РФ);
- водительское удостоверение;
- свидетельство о рождении (в случае с детьми, которые еще не получили паспорт);
- военный билет (для военнослужащих со ступени прапорщика либо мичмана);
- удостоверение иммигранта (для тех, у кого есть статус беженца);
- свидетельство о предоставлении в РФ временного убежища;
- справка об освобождении из тюрьмы (для тех, кто отбывал наказание в местах лишения свободы).
Важно знать, что наличие документа, удостоверяющего личность соискателя — обязательное условие при приеме на работу. Отсутствие такого — абсолютная причина не взять на работу, и это будет законно со стороны работодателя.
- Официальная бумага о воинском учете — для военнослужащих и призывников. Те, кто уже отслужил или лица в запасе предъявляют военный билет либо соответствующее удостоверение взамен такого билета. Будущие призывники предоставляют справку из военкомата, что состоят на воинском учете.
Если таковой бумаги нет, в трудоустройстве не отказывают, просто кадровик сам ставит в известность местный военный комиссариат о потенциальном призывнике и личное дело такого работника оформляет с соответствующей пометкой.
- Документ об образовании. Это может быть любой из документов о пройденном обучении:
- свидетельство о неполном среднем образовании;
- аттестат о среднем образовании;
- диплом о получении профессионального образования (при его наличии первые два не предоставляются);
- свидетельство о повышении квалификации.
Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительные
Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства.
Принять на работу иностранного гражданина без дополнительных документов можно только при наличии у него действующего вида на жительство или разрешения на временное проживание.
Временно пребывающему в России безвизовому иностранцу для трудоустройства понадобится патент, а въехавшему по визе — разрешение на работу.
О том, как принимать на работу иностранцев в 2021, читайте здесь.
Личная медицинская книжка. Оформляется при приеме на работу, связанную с:
- транспортировкой;
- производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания;
- бытовым обслуживанием населения;
- воспитанием и обучением детей.
Для получения этого документа работник должен пройти диспансеризацию, сдать ряд анализов, пройти флюорографию, а иногда — еще и курс гигиены (санитарный минимум).
Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. Требовать, чтобы работник прошел предварительный медосмотр или освидетельствование, можно при приеме на должность с вредными или опасными условиями труда, в ведомственную охрану, на предприятия пищевой промышленности.
В отраслевых документах, регламентирующих деятельность парикмахерских, салонов красоты и косметологических кабинетов, профессиональных спортивных организаций, сферы общественного питания и отдельных видов транспорта тоже есть этот пункт.
Без предварительного медосмотра нельзя принимать на работу несовершеннолетних, без психиатрического освидетельствования — персонал на должности, связанные с ношением и применением огнестрельного оружия, подземными или высотными работами, физическими перегрузками, взаимодействием с вредными веществами.
| Важно Организовать и оплатить медосмотр должен работодатель, а не работник. |
Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. Закон запрещает судимым или попавшим под уголовное преследование работникам занимать определенные должности — например, работать педагогами в школах, интернатах, спортивных секциях и прочих воспитательных и учебных учреждениях для детей, в прокуратуре и службе судебных приставов, на таможне.
Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. Нужна при устройстве на морские суда и суда внутреннего плавания, в частную охрану, в подразделения транспортной и авиационной безопасности, на работу, непосредственно связанную с движением поездов, и некоторые другие ответственные должности.
Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).
Прием на работу: какие документы потребовать нанимателю
- Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
- При приеме на работу наниматель обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора . Перечень таких документов установлен законодательством :
- 1) документ, удостоверяющий личность. Им, в частности, является :
- — паспорт гражданина Республики Беларусь;
- — вид на жительство в Республике Беларусь;
- — удостоверение беженца;
- 2) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу) . К личным документам воинского учета военнообязанных относятся :
- — военный билет;
- — временное удостоверение (взамен военного билета);
- — удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (при зачислении военнообязанных на специальный воинский учет);
- 3) трудовая книжка (за исключением лиц, впервые поступающих на работу, и совместителей).
-
На заметку
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта)) производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть :
— справка о месте работы, службы и занимаемой должности; - — копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству;
- 4) документ об образовании или документ об обучении , подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
5) направление на работу в счет брони (для отдельных категорий работников). Законодательством определены категории лиц, для которых местными исполнительными и распорядительными органами организациям устанавливается броня приема на работу .
На заметку
Порядок установления брони для приема на работу определен Положением о порядке установления брони для приема на работу граждан, особо нуждающихся в социальной защите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.11.2006 N 1595. Конкретный размер брони для некоторых организаций утверждается ежегодно местными исполнительными и распорядительными органами;
6) индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПРИ) (для инвалидов).
Обратите внимание!Признание лица инвалидом осуществляется медико-реабилитационной экспертной комиссией (МРЭК).
Заключение МРЭК об условиях и характере труда, показанных инвалидам, является обязательным для нанимателей . ИПРИ выдаются комиссиями по результатам медико-социальной экспертизы.
Форма ИПРИ утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.07.2011 N 65;
- 7) декларация о доходах и имуществе. Категории лиц, которые должны представлять декларацию о доходах и имуществе при приеме (назначении) на должность, определяются в соответствии с законодательством ;
- 8) страховое свидетельство (кроме лиц, впервые поступающих на работу).
-
На заметку
Если свидетельство социального страхования утеряно, наниматель может принять работника и без предъявления последнего. Однако такое свидетельство необходимо будет восстановить; - 9) медицинская справка о состоянии здоровья;
- 10) другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Прием на работу без перечисленных выше документов не допускается . Лицо, поступающее на работу, обязано предъявить их нанимателю .
Одновременно следует отметить, что некоторые из указанных документов представляются всеми без исключения лицами, устраивающимися на работу (к примеру, документ, удостоверяющий личность). Необходимость представления других зависит от определенных обстоятельств (например, ИПРИ, декларация о доходах).
Обратите внимание!Запрещается при заключении трудового договора требовать документы, не предусмотренные законодательством .
Вместе с тем в некоторых случаях после представления вышеуказанных документов может быть выявлено несовпадение данных в некоторых из них.
Пример
Гражданка после вступления в Брак сменила фамилию. Однако документы не поменяла. При поступлении на работу она предъявила паспорт и диплом, в которых указаны разные фамилии.
- В связи с изложенным наниматель вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов, например:
- — свидетельства о заключении брака;
- — свидетельства о расторжении брака.
На заметку
Наниматель вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы .
Такая характеристика должна быть выдана ему предыдущими нанимателями работника в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Отказ в выдаче или нарушение сроков выдачи характеристики влечет привлечение руководителя организации к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за нарушение трудовых обязанностей .
Заявление о приеме на работу не отнесено к документам, которые Гражданин при трудоустройстве обязан представить нанимателю. Однако на практике наниматель просит поступающее на работу лицо его написать. Отметим, что согласно законодательству заявление о приеме на работу включается в личное дело работника . В связи с этим такая просьба нанимателя представляется вполне обоснованной.
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с некоторыми категориями лиц
Несовершеннолетние
При приеме на работу лиц от 16 до 18 лет никаких дополнительных документов не требуется . Что касается лиц от 14 до 16 лет, то в данном случае необходимо предъявление письменного согласия одного из родителей (усыновителей, попечителей) . Форма такого согласия законодательством не закреплена. Согласие может быть выражено как в отдельном документе, так и в виде надписи:
- — на заявлении о приеме на работу;
- — трудовом договоре, заключаемом с несовершеннолетним.
- При этом должностному лицу нанимателя, осуществляющему прием на работу, необходимо затребовать документ, удостоверяющий личность родителя (усыновителя, попечителя), а у попечителя дополнительно — документ о назначении попечительства.
- Совместители
- При приеме на работу по совместительству к другому нанимателю (внешнее совместительство) работник обязан предъявить следующие документы :
- — документ, удостоверяющий личность;
- — при приеме на работу, требующую специальных знаний, — документ об образовании или документ об обучении;
- — при приеме на тяжелую работу или работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы.
- Полагаем, необходимо также предъявить:
- — страховое свидетельство;
- — при необходимости медицинскую справку о состоянии здоровья.
- Последствия приема на работу без представления необходимых документов
Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до пяти базовых величин. При повторном совершении в течение года после наложения административного взыскания того же правонарушения размер штрафа возрастает до десяти базовых величин .
На заметку
Размер базовой величины составляет 23 руб. .
Работник, принятый без представления установленных законодательством документов, может быть впоследствии уволен в связи с нарушением установленных правил приема на работу .
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
В зависимости от должности, на которую претендует гражданин, от него могут потребоваться особые умения и навыки.
Учтите! Их наличие подтверждается дополнительными документами, которые работодатель, согласно нормам трудового права, может потребовать при оформлении на работу, а именно:
- водительскими правами (удостоверением) категории, соответствующей трудовым обязанностям. Речь идет о необходимости управлять автомашинами определенного типа;
- медицинской (санитарной) книжкой. Она необходима тем, кто работает в сфере повышенных санитарных требований – медицина, образование, торговля продуктами питания и общественное питание;
- разрешением на работу, предоставленным органами миграционного учета, – для иностранных граждан, желающих работать в Российской Федерации;
- справкой формы 086-У о том, что у лица отсутствуют противопоказания для данной работы. Важно, чтобы справка была выдана недавно. Этот документ требуется несовершеннолетним, а также лицам, претендующим на работу особого характера, в сложных или опасных для здоровья условиях;
- справкой о том, что гражданин не привлекался к уголовной ответственности, и в отношении него не возбуждалось уголовных дел (допускается подтверждение реабилитации). Такой документ обычно требуется для работы в органах судебно-исполнительной системы. Руководствоваться следует Федеральным законом № 230-ФЗ от 13.07.2015 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации…», который ввел в действие эту норму с 2017 года.
Также процедура оформления связана с внутренним документооборотом и режимом работы организации.
Скорее всего потребуется написать заявление о приеме на работу на имя руководителя компании. Пишут его от руки в свободной форме, иногда – на уже готовом бланке.
Перечень возвращаемых при трудоустройстве документов работнику
Среди пакета документов, которые принимаемый на работы специалист обязан предоставить работодателю для оформления есть те, которые остаются в отделе кадров, а также те, которые должны быть переданы работнику. С них необходимо снять копии, а сами оригиналы отдать владельцу, так как хранить их в отделе кадров или же архиве с делами сотрудников не правомерно.
И так, в современном трудовом законодательстве сказано, что работодатель при официальном трудоустройстве сотрудника должен снять копии со всех документов, которые были предоставлены наемным мастером при поступлении на работу.
Из всего вышеописанного списка в отделе кадров должна храниться лишь трудовая книжка, причем во время всего срока работы данного человека в структуре компании. если же данный сотрудник впервые устраивается на работу, то заведение трудовой книжки, ее ведения и грамотного оформления полностью лежит на плечах работодателя. Кстати, он же должен пройти всю необходимую процедуру по оформлению страхового именного свидетельства пенсионного страхования.
Каждый работодатель должен иметь в виду, что неправомерным считается удерживание паспорта сотрудника, его страхового свидетельства и других документов, которые он принес для официального трудоустройства. Причем незаконным считается требование предоставить трудовую книжку у того работника, который поступает на предприятие в первый раз в своей жизни.