Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должны быть в магазине у ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Что лучше выбрать: ООО или ИП?
”Мы изначально открывали ООО, потому что вообще ничего не знали, и нам посоветовали открывать ООО, – рассказывает предприниматель из Калининграда Павел Столяров. – При этом нас было четверо, и это был единственный вариант, когда можно было законно закрепить долю за каждым”.
По данным Росстата, доля ИП, занятых в сфере розничной торговли, составляет 38,4%. ООО обычно регистрируют те, кто планирует привлекать инвесторов для расширения бизнеса. Или те, кто, как Павел, организовывает бизнес совместно с партнерами.
Бывает так, что свежеиспеченный владелец магазина, не успев прийти в себя после торжественного открытия розничного магазина, получает неприятную новость.
Например, узнает, что если бы зарегистрировал ИП, а не ООО, то ему не пришлось бы платить НДФЛ и вести бухгалтерский учет. Давайте разберемся в преимуществах и недостатках ИП и ООО.
Отличие розничной торговли от оптовой
Для начала разберемся, какая торговля считается розничной. Кажется, что все просто: когда продается сразу много товара, то это — торговля оптом, а когда поштучно или малыми количествами, то это розница. Однако отличие розничной торговли от оптовой, на самом деле, не в этом. По закону считается, что вы продаете товары в розницу, если покупатель использует их в личных, а не в предпринимательских целях. Но как продавец вы не обязаны контролировать, что делает с товаром тот, кто у вас его купил. При этом вы не можете продать в розницу, например, торговое или кассовое оборудование, то есть, такой товар, который нельзя использовать в личных целях.
Розничная торговля отличается от оптовой и документацией, ее сопровождающей. Продавая товар в розницу, вы не должны выписывать организации-покупателю счет-фактуру на товар, иначе сделка может быть признана оптовой.
Ответственность за нарушение правил торговли
Если ваша организация обязана выдавать кассовый чек на каждую покупку, а проверка выявила, что продавец этого не сделал, это может обернуться неприятными административными санкциями. Ответственность за нарушение правил торговли, в частности, за неприменение кассовой техники, регулируется ст. 14.5 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф составит от 1,5 до 2 тысяч рублей, для индивидуальных предпринимателей — от 3 до 4 тысяч, для организаций — от 30 до 40 тысяч. Такие же санкции предусмотрены за невыдачу товарного чека в тех случаях, когда закон вменяет это в обязанность.
Если проверяющие органы поймали вас на расхождении ценников с реальной стоимостью товара, ваш магазин может быть оштрафован на 10-20 тысяч рублей, а сотруднику, не выдавшему чек, придется заплатить в казну государства от 1 до 2 тысяч. В случае повторных нарушений последствия могут быть более серьезными, вплоть до закрытия вашего магазина.
Сотрудники контролирующих органов могут «подловить» кассира на неправильном порядке выдачи сдачи и чека. Если кассир сначала положил сдачу, а потом отдал чек, для проверяющего это может стать поводом придраться. Кассовый чек необходимо вручать покупателю одновременно со сдачей, не до и не после. Иначе это грозит штрафом за неприменение ККТ. Другое распространенное нарушение правил торговли, которое влечет серьезную ответственность — часто кассиры не додают в сдаче покупателю мелочь. Это может быть интерпретировано как обман потребителя (ст. 14.7 КоАП). Для граждан штраф в этом случае составит от 3000 до 5000 рублей, для должностных лиц — от 10 до 30 тысяч рублей, для юридических лиц — от 20 до 50 тысяч.
Если помещение относится к местам общественного питания, владельцу потребуется позаботиться о наличии санитарной документации. Стандартный комплект включает:
- регламент производственного контроля;
- медицинские книжки сотрудников;
- перечень работников, которые регулярно проходят врачебную комиссию;
- книгу расхода дезинфицирующих составов;
- порядок обращения с отходами;
- набор инструкций для персонала;
- правила контроля качества питьевой воды;
- договоры об оказании услуг дезинсекции, стирки рабочей одежды, утилизации мусора и прочие соглашения;
- санитарный паспорт точки питания.
В каких случаях налоговая откажет в регистрации ИП
- Претендент на статус индивидуального предпринимателя не может получить такой статус в принципе. Я писал об этом в самом начале: это лица с непогашенной судимостью, госслужащие, недееспособные граждане и так далее.
- Допущены ошибки при заполнении заявления и сборе документов. Редко, но бывает, особенно при самостоятельной подаче заявления в ФНС или МФЦ. В случае с онлайн-регистрацией документы проходят через несколько автоматических проверок, в том числе через государственные реестры и сервисы. Поэтому ошибки почти исключены.
- Пакет документов не полный. Самый экзотический случай, но тоже встречается. Виной тому — исключительно человеческий фактор и невнимательность сотрудников ФНС или МФЦ.
Что нужно помнить при составлении договора с ИП?
Многие субъекты предпринимательской деятельности задаются вопросом: если Приказа о назначении директора нет, то какая должность у ИП в документах должна быть указана? В этом случае достаточно прописать наименование предпринимателя (например, ИП Иванов).
В зависимости от предмета договора и его целей существует несколько типовых общедоступных форм, так сказать, образцов соглашения. Но надо понимать, что любую форму нужно максимально адаптировать по отношению к конкретной хозяйственной или экономической ситуации. Прежде чем приступать к составлению договора, рекомендуется:
- четко сформулировать совокупность своих требований, смоделировать все возможные варианты развития отношений, в том числе проблемные ситуации, которые могут возникнуть и пути их преодоления;
- постараться предугадать все возможные уловки, «подводные камни», чтобы в самом соглашении избежать двусмысленных трактовок, каких-либо недочетов и т.д.
В целом договор с ИП не многим отличается от договора с представителями других организационно-правовых форм, но некоторые исключения все же имеют место быть (законом установлены сроки хранения этих документов, о которых можно узнать по этой ссылке).
Договор ИП о сотрудничестве обычно предлагается типовой бланк, составленный еще задолго до обращения клиента. В нем содержатся основные требования и условия предоставления услуги, предусмотренная за это плата. В зависимости от разновидности контракта, разделы могут видоизменяться, добавляться или удалятся. Но в целом он будет состоять из следующих пунктов:
- Преамбула – информация о дате, месте подписания, предмете договора с реквизитами сторон.
- Предмет договора – суть достигнутого соглашения, чего оно касается, полная подробная характеристика объекта.
- Права и обязанности сторон – вытекают напрямую из вида договора и положений гражданского законодательства.
- Сумма сделки – в этот же пункт включается порядок оплаты, а также способ внесения денег в кассу исполнителя.
- Порядок урегулирования споров – все пункты должны быть составлены, исходя из действующих положений ГК РФ.
- Ответственность сторон, дополнительные условия – возможные последствия за нарушения достигнутых договоренностей.
- Реквизиты и подписи.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Какие ограничения для потребителя больше не действуют
Новые правила дали покупателям больше возможностей знакомиться с информацией о товаре, а именно искать и получать «любую информацию в любых формах из любых источников».
Это значит, что магазин теперь не вправе запретить потребителю фотографировать товар в местах общего доступа. Ранее продавцы делали замечания покупателям, если те фотографировали товар. При этом они ссылались на то, что «это запрещено внутренними правилами магазина». Теперь такой довод недопустим.
Роспотребнадзор обращает внимание, что с 1 января любой потребитель, в случае возникновения каких-либо препятствий со стороны продавца, может смело ссылаться на п. 2 Правил продажи и имеет право зафиксировать на смартфон нарушения, с которыми столкнулся в торговой точке.
Решение о выборе кассы, терминала и банковского счета лучше принимать самостоятельно исходя из текущей ситуации и перспектив. Если вы не уверены, что будете работать через полгода, или у вас в данный момент не самый лучший финансовый период, или вы делаете три платежа в неделю — лучше взять в аренду, в рассрочку или рассмотреть вариант подержанной техники. А если у вас большой поток клиентов и доставка, то стоит выбрать универсальное мобильное устройство, чтобы курьеру вместе с товаром и папкой с заказами не нужно было нести сумку с кассой, терминалом и разными зарядными устройствами. Экономить на кассовом оборудовании не стоит. Хорошо, если решение функциональное, есть сервисное обслуживание и гарантия, и при этом обеспечивает высокое качество обслуживания клиентов.
Перечень документов в магазине розничной торговли
Закон «О защите прав потребителей» (в последней редакции);Правила продажи отдельных видов товаров (последняя редакция);Книга отзывов (жалоб и предложений) (прошнурованная, заверенная печатью, заверенная в администрации района);Журнал учета мероприятий по контролю, (прошитый, пронумерованный, заверенный печатью, заверенный в администрации города (если заверяются));Копия Свидетельства о государственной регистрации;Сертификаты или декларации соответствия, Копии Санитарно-эпидемиологического заключении «о соответствии санитарным требованиям»;Копия приказа о назначении ответственного за пожарную безопасность, копия удостоверения ответственного лица по пож. безопасности;Выписка из реестра объектов потребительского рынка (разрешение на торговлю);Копии разрешений на использование ТЗ (если используете не ваш знак);Адреса
Перечень документов ИП, размещенных в информационном уголке потребителя
В перечень документов для уголка потребителя в 2023 году для ИП, занимающимся розничной торговлей, внесены следующие ниже документы:
- Заверенная копия свидетельства о государственной регистрации, копия ОГРНИП (номер закрепляется территориальным отделением ФНС);
- Заверенная копия лицензии, обуславливающая право заниматься розничной торговлей;
- Заключение, подписанное местным представительством Санэпиднадзором РФ;
- Закон РФ «О защите прав потребителей»;
- «Кодекс РФ об административных правонарушениях»;
- Постановление Правительства РФ «Правила продажи отдельных видов товаров»;
- Перечень вышестоящих органов (включая осуществляющих контролирующие функции) с точными реквизитами. Нужно указать адреса и телефоны организаций, занимающихся процедурой контроля;
- Журнал, который заведен для фиксирования результативных показаний проверок торговой деятельности;
- График функционирования магазина ИП.
Представители Роспотребнадзора, комиссии санитарного и пожарного ведомств, призванные контролировать наличие документации, проверяют также дополнительные документы на информационном стенде:
-
Книга жалоб и предложений. Лица, ведущие индивидуальный бизнес, следуют тексту приказа Минторга РСФСР № 346 от 28.09.1973, утверждающего инструкцию по ведению книги;
Позволительно книгу держать в другом месте, но по первому запросу продавец или предприниматель наделен обязанностью выдать её просящему. Книга приобретается в готовом виде в книжном магазине. Она прошивается, и все листы пронумеровываются.
- Правильный план эвакуации в чрезвычайной ситуации;
- Инструктивные материалы по пожарной безопасности;
- Правила СанПиН, регламентирующие продажу товаров в розницу;
- Список услуг, которые индивидуальное предприятие розничной торговли предлагает населению;
- Условия процесса обслуживания определенных категорий граждан, обладающих льготами;
- Особенности организации торговли в розницу в конкретном торговом индивидуальном предприятии;
- Информационная реклама об акциях и скидочных мероприятиях, выгодных покупательским массам;
- Особые комментарии по обстоятельствам реализации особенной категории товарной продукции (запрещающие, рекомендующие и т.п.) Можно привести пример о наложении запрета на продажу алкоголя и табака гражданам несовершеннолетнего возраста;
- Размещение телефонных номеров полиции, МЧС, «Скорой помощи» и других служб экстренного вызова;
- Контактные данные контролирующих ведомств, прописанные в уголке потребителя для того, чтобы покупатель имел законное право оформить жалобу;
- Контакты территориального отделения, защищающего потребительские права в ситуациях их нарушения.
Какие документы должны быть у вас
- Свидетельство о регистрации в качестве ИП или на ООО
- Копия договора аренды с арендодателем или право свидетельство на право собственности
- Все необходимые документы на товар: договоры, накладные, сертификаты и декларации на каждое наименование товара (нужно заметить, что по требованию гражданина предприниматель обязан показывать именно копии, тогда как оригиналы — только контрольным органам)
- Документация, касающаяся противопожарной безопасности:
- Если собственник вы, то заверенный эвакуационный план (составляется ответственным лицом, заверяется службой спасателей).
- Необязательный пункт — все зависит от того, на ком лежит такая обязанность по вашему договору с арендодателем.
- Документы подтверждающие проведение дезинфекции, уборки помещений и на вывоз мусора.
- Документы на используемое оборудования, включая кассовые аппараты.
Определенные субъекты РФ, которые занимаются торговлей, обязаны иметь в наличии и некоторые другие документы. В них, например, указано разрешение на продажу некоторых специализированных товаров, по типу огнестрельного оружия.