Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сшивать документы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Проставленные цифры не должны задевать текст или мешать его прочтению.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Способы сшивания и необходимые инструменты
Есть следующие способы сшивания документов:
- классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
- с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
- посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
- с использованием переплетного станка — применяется в типографии.
Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:
- иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
- плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
- обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
- бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
- канцелярский клей;
- ножницы.
Сроки хранения документов в архиве
Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:
- 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
- 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
- 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
- 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
- 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
- 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.
Как правильно нумеровать журналы
На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:
- используются арабские цифры;
- номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
- в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
- используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
- номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
- если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
- ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Для чего должны вестись
Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.
В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.
Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.
Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.
Нумерация листов в журнале регистрации с какой странице нумеровать
Это я, неуч, не правильно написала Подскажите, в журнале по технике безопасности нумеруются листы или страницы?
ПО идее должны листы, ведь при заполнении в конце пишем пронумероно. столько-то листов. Но на практике видела что нумеруют каждую страницу . Подскажите как правильно? Нумеруются листы А вот если понадобится (в частности, при расследовании несчастного случая) сделать копию страницы с подписью работника.
Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г.
N П/637) Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 N 219
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах»
Порядок ознакомления с материалами дела в московском УФАС России (Приложение к приказу Московского УФАС России от 18 ноября 2008 г.
Вы можете скачать или посмотреть cписок моих публикаций (с активными гиперссылками на большинство из них)
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Как пронумеровать листы?
При нумерации листов следует помнить несколько правил:
- нумеруются именно листы, а не страницы;
- опись нумерации не подлежит;
- при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
- номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
- нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
- если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
- если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
Какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.
Как нумеровать листы при сшивании
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
- Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
- Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
- Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
- Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
- Нити в самом конце выводятся сзади.