Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Правила написания делового письма в 2022 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Особенности составления служебных писем
К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:
- письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
- письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
- письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
- письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
- поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.
Форма служебного письма
Организации, как правило, самостоятельно разрабатывают формы служебных писем на разные случаи жизни и закрепляют их образцы в Инструкции по делопроизводству. На нашем сайте представлен многофункциональный шаблон служебного письма, которым можно воспользоваться для своих нужд.
В служебном письме вне зависимости от его подвида должны иметься следующие структурные элементы:
- «шапка», содержащая реквизиты организации (при отправлении письма на бланке ее заменит бланк);
- название письма (опционально, но желательно);
- вступление, в котором излагаются поводы для написания письма («Во исполнение договора…», «С целью организации мероприятия…», «На основании вашего запроса…»;
- непосредственно текст письма, содержащий в себе изложение просьбы/информации и т.п.;
- завершающая часть, в которой, если необходимо, указываются просьба, пожелание, выражается надежда на сотрудничество;
- список приложений, если имеются;
- подпись руководителя – автора письма.
После подписания руководителем письму присваиваются дата и исходящий номер.
Составление претензионного письма
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:
- Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
- Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
- Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Делопроизводство: виды писем
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
- письма-просьбы;
- письма-запросы;
- письма-предложения;
- сопроводительные письма;
- письма-подтверждения;
- письма-извещения;
- письма-напоминания;
- письма-рекламации;
- письма-приглашения.
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.
Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
- Просим оказать содействие…
- Просим принять участие…
- Прошу довести до сведения…
- Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:
- Просим представить…
- Просим отразить следующие вопросы…
- В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:
- Прошу высказать Ваше мнение об участии…
- Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
- На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
- Просим Вас выразить письменную поддержку…
- Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- Направляем информацию…
- Представляем на утверждение…
- Посылаем литературу…
- Высылаем план…
Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:
- Оплату гарантируем…
- Качество услуг гарантируем…
- Профсоюзная организация гарантирует…
Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.
Письма-подтверждения начинают так:
- Подтверждаем…
- Профсоюзная организация подтверждает…
- С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.
Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
- Напоминаем, что…
- Напоминаем Вам, что…
Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.
Рекламация должна содержать следующие данные:
- основания для предъявления претензий;
- доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.
Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:
- Просим принять участие…
- Профсоюзный комитет приглашает…
- Приглашаем…
- Просим направить представителя…
- Приглашаем Вас на семинар…
Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:
- дублирование другого, уже стандартизированного документа;
- указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
- не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.
Среди основных требований к служебным письмам можно представить:
- Изначально надо конкретизировать цель письма.
- Обозначить вид или его тип.
- Мысли надо излагать четко и ясно.
- Прописать ожидаемые от адресата действия.
- Определить срочность письма.
- Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
- Суть претензии надо излагать точно и четко.
- Факты должны быть конкретными и реальными.
- Правильное размещение реквизитов.
- Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
- Не применять категоричных выражений.
Служебная записка: образец 2021 года, как написать, форма, правила оформления
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:
- Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
- Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
- Название документа – вверху по середине листа;
- Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
- Наименование компании;
- Адрес регистрации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Электронная почта, факс;
- Иные контактные данные;
- Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.
Инструкция: составляем служебную записку
Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:
- Наименование;
- Номер правового акта;
- Дата его принятия;
- Составитель.
Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.
Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.
Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:
- поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
- отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.
Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.
Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:
- путевой лист;
- чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
- при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.
При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.
По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.
Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.
Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.
Тип документа: Письмо
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 27,0 кб
Деловое письмо относится к деловой корреспонденции и служит возможностью общения одних организаций с другими. Их существует много разновидностей, каждая из которых выполняет различные задачи. Различают деловые письма:
- требования;
- просьбы;
- рекламации;
- подтверждения;
- запросы;
- поздравления;
- напоминания;
- должникам;
- благодарственные;
- информационные;
- сопроводительные;
- в разные инстанции;
- рекомендательные;
- и др.
Как правильно написать деловое письмо?
Деловые письма, независимо от своего назначения имеют одинаковую структуру, в которой отражена следующая информация:
- данные адресата – название компании или предприятия, фамилия, имя и отчество ее руководителя, реквизиты;
- данные отправителя письма – название компании или организации, фамилия, имя и отчество руководителя, должность, реквизиты;
- номер письма и дата его составления;
- название письма – отражает его назначение, например, письмо-требование о допоставке всей номенклатуры товара;
- текст письма, как правило, пишется в свободной манере изложения, но при этом деловым языком. Все формулировки должны быть четкими, требования или просьбы ясными и понятными. В зависимости от назначения, деловые письма могут иметь приложения с документами. Тогда обязательно составляется их опись;
- подписывает деловое письмо руководитель предприятия или уполномоченное лицо.
Если деловое письмо пишется от физического лица, то обязательно указываются его адресные данные. Все деловые письма некоммерческого характера могут быть оформлены на специальных открытках, например, благодарственные письма, поздравительные и др.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.
Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.
Исключением будут два пункта:
- адресат не указывается, ввиду того, что получателем будет тот пользователь, на чей электронный адрес была отправлена записка;
- идентификация отправителя тоже происходит благодаря реквизитам электронного адреса должностного лица, отправившего документ. Подпись адресанта тоже может проставляться в автоматическом режиме.
Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.
Правила оформления служебных писем
Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.
Один из вариантов приведен ниже.
Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:
- обсуждение сроков оплаты товара;
- просьба о зачете взаимных требований;
- информирование о смене расчетных счетов и так далее.
По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.
Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.
Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:
- заглавие компании (организация, компания);
- отдел, в который отправляется официальное письмо;
- должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
- адрес получателя;
- дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
- заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.
Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.
Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.
При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:
- оно должно быть написано на специальном бланке;
- форма обязана содержать все детали организации;
- готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах — печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
- в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
- верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
- вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
- письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
- тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.
Среди основных требований к служебным письмам можно представить:
- Изначально надо конкретизировать цель письма.
- Обозначить вид или его тип.
- Мысли надо излагать четко и ясно.
- Прописать ожидаемые от адресата действия.
- Определить срочность письма.
- Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
- Суть претензии надо излагать точно и четко.
- Факты должны быть конкретными и реальными.
- Правильное размещение реквизитов.
- Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
- Не применять категоричных выражений.
Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:
- составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
- обязательно указание реквизитов;
- рассмотрение только одного вопроса;
- информация излагается кратко, но понятно;
- при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.
В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.
В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:
- изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
- составление проекта письма;
- согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
- утверждение письма руководителем;
- окончательное оформление и подписание документа;
- регистрация;
- отправка корреспонденции.