Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды контроля выполнения проекта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Менеджер должен уметь грамотно оформлять итоговую документацию по контролю. Нужно знать критерии оценки выполнения задания. Если такие критерии представляют собой количественные или качественные показатели, то оценить работу не так уж и сложно. Но если выполненную работу в таких показателях оценить нельзя, то возникает проблема, как проконтролировать выполнение задания. Сравните два примера.
Как организовать внутренний и внешний контроль в менеджменте
Этапы процесса контроля:
- определение характеристик развития и функционирования компании;
- формирование модели управления фирмой;
- подготовка плана замера результатов, мест проведения контрольных действий;
- сбор сведений о достигнутых целях;
- сопоставление итогов с утвержденными нормативами;
- выявление недочетов, отклонений от намеченного результата;
- корректировка работы организации;
- пересмотр планов, модификация задач;
- совершенствование системы управления и технологии производства.
Эффективность контроля отличают:
- нацеленность на результат;
- стратегическая направленность;
- гибкость;
- своевременность;
- экономичность мероприятий;
- универсальность предлагаемых формул;
- соответствие бизнес-задачам;
- качество и т.д.
Для поддержания работы компании необходимо разрабатывать стандарты регулирования, наладить двустороннее взаимодействие между подразделениями, использовать методы стимулирования, оптимизировать производство и т.д.
Как контролировать риски
Риски поджидают в любой сфере нашей жизни, но в проектах особенно важно знать врага в лицо. Или не врага? В проектном менеджменте риски — это всё то, из-за чего проект может уйти от изначально начерченного плана. Они необязательно несут в себе негатив. Идентифицировать их — значит подстелить солому, чтобы падать было легче, если риски-таки приведут к потерям.
В традиционном проектном менеджменте проработкой рисков занято большое количество людей, на больших проектах даже выделяется отдельная роль риск-менеджера. Риски прорабатываются довольно часто. Для этого предусмотрены отдельные процессы, например, создание реестра рисков для идентификации и категоризации, таблицы анализа рисков.
В Agile рассмотрение и контроль рисков идёт неотрывно от работы. Проработка рисков встроена в процессы (например, в митинги). Таким образом, работа с рисками в Agile происходит:
- чаще;
- вне отрыва от обсуждения и выполнения целей спринт.
Примеры решения задач
ПРИМЕР 1
| Задание | Какое определение соответствует понятию контроль в организации?
1.) Процесс определения целей и путей их достижения, 2.) Процесс побуждения себя и других к деятельности, 3.) Система наблюдения и проверки соответствия достигнутых и желаемых результатов. |
| Ответ | 3 , 1 – планирование, а 2 – мотивация. |
Зачем нужен контроль постановки задач
Из-за непонимания, на каком этапе выполнения текущая задача и какие корректировки нужно внести, чтобы успеть к дедлайну, между сотрудниками могут возникать споры, что не лучшим образом скажется на продуктивности. Проблема легко решается внедрением систематического контролирования выполнения задач.
Мониторинг задач помогает:
- создать благоприятную рабочую атмосферу в коллективе, когда каждый сотрудник будет знать зону своей ответственности;
- быстро находить «слабые места» в рабочем процессе или в конкретной задаче и вносить коррективы;
- своевременно обнаружить снижение мотивации у сотрудника и понять, в чем кроется причина;
- повысить производительность труда команды в целом и каждого сотрудника в отдельности;
- оптимизировать нагрузку и добиться равномерного распределения задач между исполнителями.
Мы сами с усами, или Зачем заказчику эксперты
Заказчик, как первое заинтересованное лицо, может самостоятельно осуществлять контроль качества. Но тут велик риск буквально захлебнуться в море строительных нюансов. Их может и должен отслеживать человек с практическим опытом, доверенный консультант со стороны заказчика.
Как управляющая компания мы полностью снимаем с плеч заказчика весь груз забот по контролю качества. Наши специалисты в режиме нон-стоп мониторят состояние стройки, тогда как у заказчика просто не хватает времени на эту ежедневную рутину. При необходимости мы уведомляем о ходе процессов, но без повода тревожить заказчика не станем. Нашей компетенции достаточно для того, чтобы решать возникающие вопросы на месте.
Наш заказчик знает, что все под контролем, что его интересы соблюдены даже в мелочах. Если в ванной стоит гипсокартонная перегородка, то мы проконтролируем, чтобы это был водостойкий материал. Если навешивают двери, то мы проследим, чтобы полотна крепились после первого этапа покраски.
Заказчику мы полезны тем, что освобождаем ресурсы, соблюдаем интересы и следим за тем, чтобы технологические процессы проходили так, как положено техническими заданиями.
Краткая история проектного управления
Проектное управление не было изобретено НАСА и доктором Мюллером. Египетские пирамиды и Великая Китайская стена являются продуктами проектного управления из доисторических эпох. К сожалению, документальных свидетельств того, как проходила реализация и управления этими проектами не сохранилось, и нынешнее проектное управление оторвано от знаний прошлых веков.
Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.
Однако, если Вы – шеф-повар, и готовите не одно блюдо, а несколько, например, салат (приготовление которого состоит из 3 этапов) и десерт (который нужно только подать), то Вам потребуется инструмент, позволяющий отслеживать временные затраты на каждый из элементов и время, когда они должны быть готовы. И тут на помощь приходит один из первых современных инструментов проектного управления: Диаграмма Гантта, представленная на Рисунке 2.
Lean выглядит немного абстрактным сам по себе, но в комбинации с Kanban его становится гораздо проще использовать для построения собственной системы управления проектами. Созданный инженером компании Toyota Тайичи Оно (Taiichi Ono) в 1953 году, Kanban очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь. Также и в Kanban, инкремент продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовый к поставке элемент.
Кроме того, создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Неотредактированная статья для блога, подвешенная без даты публикации или часть кода функции, которую возможно не будут включать в продукт – всё это нормально для работы по Kanban.
Надзор над деятельностью предприятия важен на каждом этапе производства продукции. Заблаговременное и качественное управление помогает предотвратить наступление кризиса, подавить причины его возникновения.
Функция контроля обеспечивает достижение таких целей:
● адаптация фирмы к изменениям окружающей среды;
● своевременное обнаружение отклонений;
● принятие мер по устранению недостатков;
● обеспечение плодотворного функционирования фирмы;
● рациональное использование ресурсов, в том числе финансовых и трудовых.
Как функция менеджмента, контроль предполагает выявление неопределенностей, которые негативно сказываются на общей деятельности компании. Если работник недопонимает поставленные перед ним задачи, то их достижение оказывается под угрозой. В таком случае главная задача топ-менеджера ― это разъяснение возложенных на сотрудника обязанностей, наставничество и помощь в выполнении работ.
Принципы регулирования в менеджменте
Контроль в менеджменте является функцией, которая завершает систему управления. Она должна быть всеобъемлющей, непрерывной, иметь регулярный характер и ориентироваться на конечный результат деятельности компании.
Контроль базируется на следующих принципах:
● гибкость ― надзор не мешает выполнению задач;
● адаптивность ― умение приспосабливаться к изменениям окружающей среды;
● доходчивость ― все мероприятия, проводимые в рамках управления, понимает каждый сотрудник компании;
● своевременность ― регулярное проведение контрольных операций во избежание допущения ошибок;
● экономичность ― затраты на осуществление контроля небольшие;
● действенность ― надзор помогает достигать поставленные цели.
Регулирование усиливают в случае возникновения побудительных мотивов: изменчивость окружающей среды, риск кризиса, снижение конкурентоспособности. Независимо от уровня надзора он отталкивается от основных принципов и направлен непосредственно на поддержание успеха фирмы.
Этапы контроля в менеджменте
Менеджеру важно знать все пункты, которые функция контроля включает в себя. В менеджменте выделяют 4 основные этапа: определение параметров, создание модели, сбор информации, внесение коррективов.
Контроль начинают с составления плана. В нем отражают показатели, к которым компания обязана стремиться на всех этапах своей деятельности.
Второй этап заключается в создании организационной структуры. Предприятие разрабатывает конкретные правила, на которые менеджер опирается при осуществлении надзора. В них прописывают, откуда берут средства на выполнение задач, когда сравнивать результат работы с планом, где проводить контрольные действия.
Заключительная ступень регулирования ― это сбор информации о проделанной работе и сравнение результатов с нормативами. Если анализ показывает, что конечный показатель не соответствует запланированному, менеджер вносит коррективы в деятельность отдельного структурного подразделения или предприятия в целом.
Исходя из основных понятий, можно сделать вывод, что главной целью контроллинга на предприятии является ориентация всех процессов управления на достижение определенных поставленных целей, которые могут выражаться в усовершенствовании продукции, достижение должного уровня конкурентоспособности и так далее. Другими словами, цель – это поддержание эффективного управления организацией. Каково же его назначение?
Исходя из цели, выделяют следующие основные задачи контроллинга при управлении компанией:
- разработка методологии планирования и его организация;
- учет, включающий сбор информации и ее обработку;
- контроль;
- организация мероприятий по специальной системе наблюдений.
Данные задачи, изложенные в кратком виде, имеют своеобразные подзадачи, которые должны выполняться службой или отделом, на который возложена функция контроллинга. Разработка методологии планирования и его организации включает в себя следующее:
- обеспечение создания нормативной базы, которая поможет осуществлять прогнозы развития компании;
- оказание консультативной помощи лицам, которые разрабатывают стратегические планы;
- выполнение координационной работы при составлении различных планов, при определении главных целей фирмы и составлении бюджетов;
- принятие участия в обсуждениях и определениях параметров (качественных и количественных) работы.
Задача учета включает в себя следующее:
- разработка структуры передачи и получения информации;
- создание системы информационного обеспечения для предоставления справок, сведений и отчетов лицам, ответственным за определенный процесс в управлении компанией;
- определение потребности в снабжении необходимой информацией менеджеров или других ответственных лиц;
- сопоставление планов и отчетов и составление промежуточной отчетной документации, которая отображает ход выполнения планов;
- анализ отклонений от планов, выявление возможных причин и разработка предложений по предотвращению влияния негативных факторов, которые повлекли сбои в работе.
Задача контроля включает в себя:
- отслеживание выполнения планов, направленных на достижение стратегических целей;
- отслеживание состояния условий внешней среды, взаимосвязанных с отработкой стратегических планов;
- контроль за слабыми местами, которые были выявлены при планировании или анализе хода выполнения программ.
Задача по организации мероприятий по специальной системе наблюдений предусматривает следующее:
- разработка нормативной базы для получения и предоставления информации внутри организации;
- разработка мероприятий, предусматривающих дополнительное информационное и аналитическое обеспечение.
Особое место в системе контроллинга финансов, персонала и ресурсов занимает ведение отчетности. Как правило, традиционная отчетность подразумевает ориентацию на прошлое и изложение фактических данных о прошедших процессах и явлениях, а отчетность в контроллинге ориентирована в будущее.
Таким образом, можно увидеть, что организация контроллинга на предприятии способствует созданию текущего контроля за процессами с целью определения последствий тех или иных управленческих решений. А также можно сказать, что внедрение контроллинга позволяет уберечь руководство компании от принятия необдуманных или нерентабельных решений, влекущих за собой расход ресурсов.
Инструменты контроллинга – это некоторый набор действий, который позволяет выполнять определенные функции и задачи. Данный инструментарий можно классифицировать по таким критериям:
- период действия (стратегический или оперативный);
- область применения (зависит от поставленных задач).
Для того чтобы четко понять, какие основные инструменты используются в контроллинге и при каких обстоятельствах их лучше всего применять, следует рассмотреть нижеприведенную таблицу.
| Область применения | Инструментарий | Период действия |
| Учет | Отчеты о хозяйственной деятельности
Учетные формы Показатели учета Методы анализа отчетности |
Оперативный |
| Организация потоков информации | Система документооборота | Стратегический |
| Планирование | Работа с объемами заказов
Анализ точки безубыточности ABC-анализ Анализ слабых мест фирмы Анализ инвестиционных проектов Анализ скидок Анализ сбыта и структуры потребления Оценка рентабельности запуска производства сырья для изготовления собственной продукции Оценка кривой обучаемости Методы логистики Бенчмаркинг Оценка потенциала фирмы SWOT-анализ Карты восприятия Оценка качества обслуживания График Гантта Расчет уровня запасов Планирование работы мощностей Ценообразование Анализ барьеров входа Сетевое планирование и др. |
Стратегический |
| Мониторинг и контроль | Система своевременного предупреждения
Анализ издержек Анализ соответствия показателей (плановых и фактических) Анализ разрывов |
Стратегический |
Разработка бюджета проекта
Основным плановым документом, определяющим плановые стоимостные показатели проекта, является бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано в проекте денег, менеджера проекта очень интересует вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработка бюджета проекта.
Бюджет проекта — еще один документ, разработка которого как нельзя лучше иллюстрирует принцип последовательной разработки.
Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. В зависимости от этапа проекта и назначения выделяют несколько видов бюджетов (см. табл. 5). Они могут иметь различную степень точности. Однако по мере уточнения бюджета в ходе проекта погрешность должна уменьшаться.
Бюджетирование — процесс структуризации расходов проекта согласно плану счетов стоимостного учета конкретного проекта. Структурирование бюджета может быть выполнено:
- по видам работ;
- статьям затрат;
- отчетным периодам;
- рискам;
- иной структуре.
Бюджетирование — планирование стоимости. Его результат — бюджет или план затрат, т. е. ответ на вопросы: когда, сколько и на что будут расходоваться денежные средства.
Алгоритм разработки бюджета проекта приведен в таблице 6. Разработать бюджет проекта, не имея календарного плана, практически невозможно. Обычно разработка календарного плана и бюджета идут параллельно.
Таблица 5
| Фаза проекта | Вид бюджета | Назначение бюджета | Допустимая погрешность, % |
|---|---|---|---|
| Разработка концепции проекта | Бюджетные ожидания | Предварительное планирование, определение потребностей в финансировании | 25-40 |
| Обоснование инвестиций | Предварительный | Обоснование статей затрат, обоснование привлечения инвестиций, планирование использования финансовых средств | 15-20 |
| ТЭО и бизнес-план | |||
| Тендеры и заключение договоров | Уточненный | Планирование расчетов с подрядчиками, субподрядчиками и поставщиками | 8-10 |
| Разработка рабочей документации | Базовый | Директивное ограничение привлечения и использования ресурсов | 5-8 |
| Реализация проекта | Текущий | Учет и контроль стоимостных показателей проекта, мониторинг и управление стоимостью проекта | 0-5 |
| Сдача объекта и эксплуатация | |||
| Завершение проекта | Фактический | Архивирование результатов проекта, анализ фактической стоимости проекта |
Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.
1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.
Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.
Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.
2. Заблаговременно разработайте план контроля.
Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.
Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.