Обязательные локально нормативные акты в организации 2023 согласно ТК РФ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

2. Изменение и отмена ЛПА

3. Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

4. Основные требования, предъявляемые к локальным нормативным актам

5. Комментарий к статье 8 ТК РФ

6. Что такое локальный акт?

7. Правила внутреннего трудового распорядка

8. Что такое локальные нормативные акты лна

9. Какие локальные документы должны быть в организации

10. Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

11. Новая статья ТК: локальные акты на микропредприятиях можно не разрабатывать!

12. Какие локальные нормативные акты должны быть в организации

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

акты о повышении квалификации сотрудников;
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
акты о дисциплинарной ответственности работников;
положение о прохождении персоналом медосмотра.

Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?

ЛНПА позволяют:

Адаптировать трудовое законодательство к индивидуальным особенностям конкретной компании
Четко установить права и обязанности в отношениях «работодатель – сотрудник» в части, не урегулированной общими нормами
Ввести дополнительные правила, необходимые для повышения производительности труда и дисциплины
Подробно регламентировать индивидуальную работу с отдельно взятым сотрудником
Создать законные рычаги административного воздействия на работников
Обеспечить внутреннюю и внешнюю безопасность компании (с помощью локальных актов, регламентирующих внутрирежимные условия безопасности, правила техники безопасности, работу с базами данных, коммерческую тайну, приемы противодействия хищениям и мошенничеству).

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.

Основные требования, предъявляемые к локальным нормативным актам

Можно выделить два вида требований, предъявляемых к ЛНА: правовые и оформительские. Согласно Трудовому кодексу, ЛНА:

могут приниматься единолично работодателем, но в некоторых случаях необходимо согласовать их с представителями сотрудников данного предприятия (эти случаи указаны в ТК);
не могут предусматривать условия работы хуже, чем гарантированно ТК, а также коллективным договором предприятия и иными соглашениями (например, с профсоюзами);
носят обязательный характер, за их неисполнение предполагается ответственность как работника (дисциплинарная), так и работодателя (административная).

Требования к оформлению локальных нормативных актов соответствуют правилам написания официальных документов.

Они в обязательном порядке должны содержать название предприятия, наименование документа (например, «Положение о…»), дату его регистрации, место составления. Кроме того, ЛНА имеют определенную структуру, состоящую из следующих частей:

Общие положения. Это вводная часть, где прописывается перечень освещаемых проблем, юридическая основа документа, группы лиц, которые попадают под действия этого акта.
Основная часть: суть документа.
Заключительные положения: могут содержать различные организационные вопросы, связанные с этим актом. В частности, порядок вступления его силу, а также его отмену.
Приложения: не являются обязательной частью. В них могут более подробно освещаться отдельные вопросы, на которые ссылаются в основной части, а также приводиться формы бланков внутренней документации.

Условно виды локальных нормативных актов подразделяют на обязательные и необязательные. О тех, которые обязательные, было сказано выше. К необязательным относятся такие виды положений:

об аттестации работников;
об архиве организации;
об отпусках;
об отделе кадров/продаж/бухгалтерии;
о командировках;
о профессиональной этике работников;
о ДМС компании.

Помимо этих документов, имеющихся у каждого работодателя, есть и те, которые разрабатываются только для отраслей — например, для образовательных учреждений (создаются на основании законодательства РФ об образовании).

Сказать однозначно, является ли приказ локальным нормативным актом организации, трудно. Некоторые работодатели относят приказы к организационно-распорядительным бумагам, другие все же считают их ЛНА, если они содержат нормы трудового права. Например, приказ о приеме на работу нельзя расценить как ЛНА, а приказ, которым утверждают график отпусков или штатное расписание, — можно.

Если говорить о том, чего не должны содержать локальные нормативные акты, как обязательные, так и необязательные для разработки и утверждения в компании, то это:

условий, нарушающих права сотрудников;
условий, противоречащих российским законам.

Комментарий к статье 8 ТК РФ

Комментируемая статья посвящена локальным нормативным актам, принимаемым работодателями. Развитие рыночной экономики, многообразие форм собственности, появление новых работодателей привели к определенной децентрализации правового регулирования. Это повлекло за собой закрепление локальных нормативных актов в качестве источников, занимающих низшую ступень в иерархии источников трудового права и не противоречащих всем иным источникам, располагающимся выше локальных нормативных актов (см. ст. 5 ТК).

В ч. 1 комментируемой статьи уточняется, что локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, имеют единое значение, именуются как «локальные нормативные акты». Это означает, что они содержат положения или правила, распространяющиеся на всех работников данного работодателя либо на отдельные профессиональные группы или определенные категории работников и применяются неоднократно, по мере необходимости, т.е. обладают нормативностью. Локальные нормативные акты отличаются от правоприменительных актов работодателя, имеющих индивидуальное значение, применяемых однократно в отношении конкретного адресата (приказ о приеме на работу, переводе, увольнении работника, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, о привлечении виновного работника, совершившего дисциплинарный проступок, к дисциплинарной ответственности и др.).

В ч. 1 комментируемой статьи указано, что локальные нормативные акты принимаются как работодателями-организациями (от их имени соответствующими органами управления, например генеральным директором и т.д.), так и работодателями, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей. Локальные нормативные акты не вправе принимать лишь работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Это связано с новациями в ТК, определяющими правовой статус индивидуального предпринимателя как работодателя, значительно приближающийся к правовому статусу организации (юридического лица) — работодателя, и одновременно отграничивающий его от физического лица — работодателя, не являющегося индивидуальным предпринимателем (см. ч. ч. 5, 6 ст. 20 ТК и коммент. к ним).

Согласно ч. 1 комментируемой статьи работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями. Из данного положения следует, что локальные нормативные акты принимаются работодателем в пределах его компетенции и направлены на развитие общих норм трудового права для конкретизации правил, установленных трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами вышестоящих уровней в иерархии источников трудового права, применительно к условиям соответствующего работодателя (организации, индивидуального предпринимателя), а также в соответствии с коллективными договорами и соглашениями. Условиями признания за локальными актами нормативного значения являются принятие их в установленном порядке и наличие общей нормы трудового права, которая предоставляет возможность на принятие соответствующих положений (правил).

Часть 2 комментируемой статьи, в дополнение к ч. 1, устанавливает порядок принятия работодателями локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Указанные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников в случаях, предусмотренных ТК, законами, иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями. Эти случаи, когда должен обеспечиваться учет мнения представительного органа работников, установлены в ТК, но порядок учета мнения предусмотрен для выборного органа первичной профсоюзной организации, например в ст. ст. 74, 82, 105, 116, 123, 299, 301 ТК (см. указанные статьи и коммент. к ним). В то же время ТК требует учета мнения представительного органа работников, например, в ст. ст. 103, 135, 147, 154, 162, 190, 196 (см. указанные статьи и коммент. к ним).

Этот вопрос получил свое разрешение исходя из участия работников в управлении организацией как одной из форм осуществления социального партнерства и определения представителей работников (ст. 27 ТК). Таким представителем работников на локальном уровне являются первичные профсоюзные организации и их органы. Иные представители возможны при отсутствии первичной профсоюзной организации либо когда членством в профсоюзе объединены менее 1/2 работников и они не уполномочили такой профсоюз представлять их интересы. Иные представители в этих случаях могут быть избраны на общем собрании работников (см. ст. ст. 29 — 31 ТК и коммент. к ним).

Процедура учета мнения органа первичной профсоюзной организации при принятии работодателем локального нормативного акта регламентируется ст. 372 ТК, учет мнения иного представительного органа также должен осуществляться в порядке, установленном ст. 372 ТК согласно ч. 4 комментируемой статьи.

Часть 3 комментируемой статьи допускает возможность принятия локальных нормативных актов работодателем по согласованию с представительным органом работников, а не с учетом его мнения. Такой порядок принятия указанных актов по согласованию с представительным органом работников устанавливается, если это предусмотрено в коллективном договоре, соглашениях.

Из ч. 1 комментируемой статьи вытекает соотношение в иерархии таких источников, как локальные нормативные акты и трудовое законодательство, иные нормативные правовые акты, коллективные договоры, соглаш��ния. Им локальные нормативные акты должны соответствовать и, по сравнению с установленным ими уровнем, не могут ограничивать права или снижать гарантии работников.

При этом в ч. 4 комментируемой статьи установлено, что если нормы локальных нормативных актов ухудшают, как это указано, положение работников, то эти нормы не подлежат применению, а применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, коллективный договор, соглашения. В отличие от ранее действовавшей редакции, в которой было указано, что в подобных случаях локальные нормативные акты являются недействительными, нынешняя редакция этой части статьи сформулирована иначе, т.е. не применяются только те нормы локального акта, в которых допущено ухудшение положения работников, а не весь локальный нормативный акт. Если же допущено нарушение работодателем и принят локальный нормативный акт без учета мнения представительного органа работников, то не подлежит применению указанный акт в целом.

Что такое локальный акт?

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Как предусмотрено статьей 189 ТК РФ, правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) – это локальный нормативный акт («закон» для конкретного работодателя), регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами:

порядок приема и увольнения работников;
основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
режим работы;
время отдыха;
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (перечень которых закон не ограничил).

Что такое локальные нормативные акты лна

В науке локальный нормативный акт определяют, как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данное определение часто подвергается критике, так как к основным документам, которые содержат правила поведения можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире.

Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный правовой акт (ЛНПА) – документ, содержащий нормы трудового права, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Какие локальные документы должны быть в организации

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Оформление ЛНА условно делится на несколько этапов. Так, сначала акт разрабатывается. Затем директор фирмы утверждает его и вводит документ в действией. Также отдельным ЛНА может определяться четкий порядок введения такого акта.

После подписания работодателем документ начинает действовать. Кроме этого, здесь можно отметить конкретную дату, с наступлением которой начинается действие документа. Чтобы документ был принят, работодатель должен лично его подписать. Также имеется возможность издать соответствующий приказ, которым работодатель утвердит принятие ЛНА. В данном приказе указывается подробная информация об утвержденном акте.

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
действует между работниками и работодателем компании;
применяется в отношении всех сотрудников;
не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

Новая редакция Ст. 8 ТК РФ
Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Новая статья ТК: локальные акты на микропредприятиях можно не разрабатывать!

Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составлени�� (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

организационно-распорядительные документы;
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
действует между работниками и работодателем компании;
применяется в отношении всех сотрудников;
не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

ВАЖНО!

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

№273-ФЗ;
федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с ра��отниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

ВАЖНО!

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Работодатель обязан освобождать работника на один рабочий день один раз в три года с сохранением места работы (должности) и среднего заработка для прохождения диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья (ст. 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ).

Соответственно, работодатель обязан определить процедуру освобождения от работы, процедуру предоставления работником справки медицинских организаций, подтверждающей прохождение им диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, возможность предоставления дополнительного дня для диспансеризации и иные аспекты диспансеризации, существующие на данном предприятии.

В комплекте документов по охране труда можно выделить 4 части:

внешние документы, которые содержат правила эксплуатации приборов и оборудования, требования безопасности при использовании инструментов, сведения о степени опасности тех или иных материалов, сертификаты соответствия;
документация управления организацией;
документы подразделений;
документы на рабочих местах.

В перечень необходимых документов по охране труда в организации входят:

Приказы:

об организации работы по охране труда и обеспечению безопасных условий работы;
о создании службы или отдела по охране труда (актуально в организациях, в которых более 50 сотрудников);
о создании комиссии по охране труда;
о назначении сотрудников ответственными за безопасность при эксплуатации различных установок и оборудования;
о назначении ответственных за проведение работ повышенной опасности (отдельными приказами назначаются ответственные за электрохозяйство, газовое хозяйство, пожарную безопасность, техническую эксплуатацию зданий и сооружений);
о разработке инструкций по охране труда с указанием ответственных;
об утверждении инструкций по охране труда;
о продлении срока действия инструкций или пересмотре и внесении в них изменений;
об утверждении инструкций о мерах пожарной безопасности и поведения при пожаре;
о порядке присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
о назначении комиссии по СОУТ;
о проведении обучения и проверки знаний по охране труда работников организации;
о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда и безопасных методов работы.

Перечни:

действующих инструкций по охране труда (по видам деятельности);
должностей и профессий сотрудников, которые освобождены от инструктажа на рабочем месте;
должностей и профессий сотрудников, которым необходимо присвоить I группу по электробезопасности;
должностей и профессий работников, которым необходима группа по электробезопасности (от II и выше);
работ повышенной опасности;
рабочих мест с вредными и (или) опасными условиями труда;
профессий и должностей сотрудников, которым положены средства индивидуальной защиты (обязательно указывают виды средств, необходимое количество, сроки использования), а также обезвреживающих средств;
поименный список работников, обязанных проходить предварительный и периодический медицинские осмотры.

Журналы:

вводного инструктажа по охране труда;
инструктажа на рабочем месте;
учета инструкций по охране труда;
учета несчастных случаев на рабочем месте;
учета выдачи инструкций по охране труда;
учета инструктажей по пожарной безопасности;
учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу;
регистрации работ по охране труда.

Также к обязательным документам по охране труда относятся:

правила внутреннего распорядка работы организации;
должностные инструкции сотрудников — указываются обязанности в области охраны труда;
положение об организации работы по охране труда;
инструкции по охране труда, мерах пожарной безопасности;
программы инструктажей;
программы обучения по охране труда;
графики обучения и проверки знаний;
удостоверения проверки знаний по охране труда, пожарно-технического минимума;
акты о расследовании несчастных случаев на производстве, случаев профессиональных заболеваний;
личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты и обеззараживающих средств;
график проведения периодических медосмотров, акты по итогам их проведения;
документация по СОУТ;
нормативно-правовые акты, которые содержат требования по охране труда, соответствующие специфике предприятия.

Отсутствие организационно-распорядительных документов по охране труда является нарушением трудового законодательства.

Локальные документы по охране труда разрабатываются на основании ТК РФ, а также Федеральных законов:

от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов».

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2010 г. № 1160 «Об утверждении положения о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда» к нормативным правовым актам по охране труда, на которые также необходимо опираться при разработке пакета документов, отнесены:

стандарты безопасности труда;
правила и типовые инструкции по охране труда;
санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, в которых прописаны требования к факторам производственной среды, к трудовому процессу.

При разработке перечня документов по охране труда на предприятии надо учесть следующие требования к документам по охране труда:

ЛНА не должны противоречить Федеральному законодательству и государственным нормативным правовым актам в сфере охраны труда;
не должны содержать норм, которые ухудшают положение работника по сравнению с тем, которое прописано в Федеральном законодательстве о труде, об охране труда;
внутренние документы по охране труда должны действовать только в рамках одной организации.

Какие локальные нормативные акты должны быть в организации

Вся процедура учёта мнения профсоюза или коллектива при утверждении актов расписана подробно в 372 статье ТК. Мнение может высказывать либо председатель профсоюза компании, либо представитель коллектива. Представителей выбирает коллектив на собрании и закрепляет свой выбор в протоколе. Протокол может вести секретарь. Пишется протокол в произвольной форме и подписывается работниками, участвующими в голосовании. Обратите внимание на подписи — они должны быть реальными. В спорной ситуации несоответствующая подпись может создать проблему.

Процедура принятия ЛНА такова:

директор направляет проект акта представителям коллектива (обязательно письменное уведомление, в котором представитель распишется о принятии);
максимум через 5 рабочих дней директору должно быть озвучено мнение представителя в отношении акта (то есть, что устраивает, а что нет);
если согласие достигнуто, ЛНА утверждается директором (на первой странице ставится отметка, что акт принят с учётом мнения коллектива, под которой распишется представитель);
если есть разногласия, директор обязан через 3 дня уведомить представителя о проведении переговоров (уведомление также письменное с отметкой в получении);
переговоры протоколируются и закрепляются подписями директора и представителей;
если стороны договорились мирно, акт принимается;
если спорные вопросы остались, директор утверждает акт единолично, но работники могут обжаловать его в ГИТ;
в месячный срок с момента принятия жалобы инспектор ГИТ должен провести проверку, и, если он усмотрит в ЛНА расхождения с законодательством, выдаст предписание об отмене акта.

Акт начинает действовать со дня его утверждения.

Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем