Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:
- кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
- специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
- службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
- отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.
Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.
На кадровую службу возлагаются:
- анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
- определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
- подготовка локальных нормативных актов и
- обеспечение взаимодействия с сотрудниками.
В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.
Расходы на получение и использование электронных подписей (ЭП) работникам несет работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).
Если организация решила работать через портал «Работа в России», то их можно будет получить в МФЦ. Если же организация решила осуществлять КЭДО в другой ИС, то ей придется:
- либо оплатить работнику покупку квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в удостоверяющем центре,
- либо можно самостоятельно сгенерить неквалифицированную ЭП (УНЭП), но ее легитимность стороны должны подтвердить соглашением (см. Пример 3). Дело в том, что целый ряд документов, прямо названных в ТК РФ, работник должен подписывать УКЭП или УНЭП (см. Таблицу в № 2’ 2022), и только «иные документы» могут подписываться простой ЭП. Поэтому снабжать работников придется ЭП с защитой не ниже, чем у УНЭП.
УКЭП должна быть как минимум у генерального директора организации, потому что ряд документов со стороны работодателя должны подписываться именно ею. Но остальные документы со стороны работодателя, и даже все документы со стороны работников могут подписываться ЭП попроще. Это даст существенную экономию.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?
КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.
Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.
Документы, которые нужно дублировать на бумаге:
- трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
- сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
- акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
- приказ (распоряжение) об увольнении работника,
- документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Когда закончится эксперимент и переход будет обязательным для всех?
Изначально предполагалось, что эксперимент завершится 31 марта 2021 года. Но позже эксперимент продлили — до 15 ноября 2021 года (Закон от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ). За это время чиновники должны внести в ТК корректировки, чтобы подготовить работодателей к полномасштабному переходу на кадровый ЭДО.
На данный момент Госдума рассматривает проект закона № 1162885-7 о кадровом электронном документообороте, который приняли в первом чтении. Планируется, что он начнет действовать с 16 ноября 2021 года. Но в этом законе не указана обязанность работодателей переходить на кадровый электронный документооборот. Они будут также сами принимать решение о том, переходить или нет, и если да — то какие кадровые документы переводить в электронный вид.
Приказы. Государственные организации
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016
-
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
-
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
-
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Электронные больничные
С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.
Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.
Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.
Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступающим в силу с 01.01.2021.
Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности.
Повышение квалификации специалистов в области бухгалтерского дела
Современная бухгалтерия любого предприятия представляет собой слаженный механизм широкого спектра функциональности. Она отслеживает денежные потоки предприятия в области закупок, реализации продукции, денежных выплат работникам. Осуществляет контроль и аудит за аналогичной деятельностью дочерних компаний и т.д. Современный бухгалтер должен всесторонне знать и применять полученные знания на практике по всем аспектам деятельности предприятия в этой сфере, всесторонне знать и использовать законодательную базу и документооборот. Курсы повышения квалификации работников бухгалтерии должны проводиться периодически, не менее одного раза в 1,5 -2 года.
Современная научно-технологическая академия АНО ДПО «СНТА» (лицензия № 038872) осуществляет повышение квалификации специалистов данного сегмента.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия
Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).
В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.
Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.
Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.
Список работодателей, которые могут принять участие, практически не ограничен. Но чтобы вас подключили к эксперименту, нужно правильно подготовиться и подать заявление.
Участвовать в эксперименте могут и работодатели, и сотрудники. Это полностью добровольно для обеих сторон.
Для организаций нет никаких ограничений — участвовать могут компании с любым уровнем дохода и количеством сотрудников. ИП присоединиться к эксперименту пока не могут, так как форма заявления этого не предусматривает. Работодатели могут подключить к эксперименту своих работников и лиц, которые только поступают на работу. В обоих случаях от них потребуется письменное заявление на участие.
Участвовать в эксперименте не могут работники на дистанционке и те, кого работодатель временно отправил в другую компанию по договору о предоставлении труда персонала.
До начала проведения эксперимента работодатель должен:
- утвердить список экспериментальных кадровых документов (трудовые книжки включать нельзя);
- выбрать структурные подразделения, которые будут участвовать;
- за месяц до начала в письменной форме уведомить всех работников о проведении эксперимента и их праве согласиться или отказаться участвовать;
- сформировать и утвердить список работников-участников;
- при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты и ознакомить с ними работников;
- при необходимости подготовить изменения в коллективный договор.
Ещё одно важное требование — внедрить новую или адаптировать имеющуюся информационную систему (ИС) для использования и хранения электронных кадровых документов. Можно воспользоваться системой «Работа в России» (общероссийская база вакансий).
В самом эксперименте тоже немало правил и нюансов. Участники не всегда понимают, как подписать тот или иной документ, сколько его хранить, куда отчитываться и кому задавать вопросы.
Весь электронный документооборот вы можете построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России».
Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС. Это связано с тем, что работники имеют право в письменном заявлении сообщить о своём желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».
Система «Работа в России» будет доступна для всех желающих с 1 октября 2020 года. С 20 июля 2020 по 4 сентября 2020 она находится в режиме опытной эксплуатации. Чтобы присоединиться к её тесту, нужно быть зарегистрированным в ЕСИА, иметь усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) работодателя и дать своё согласие.
Способ подписания и обмена документами зависит от того, каким сервисом пользуется организация.
«Работа в России». Обмен документами осуществляется через личные кабинеты — от работодателя к работнику или соискателю. Подписывать УКЭП работодателя и простой ЭП работника нужно следующие документы:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.
Собственная ИС. Способ обмена документами установлен в локальных нормативных актах и трудовых договорах. Подписывать УКЭП работодателя и УКЭП или усиленной неквалифицированной подписью работника нужно следующие документы:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Прочие кадровые документы подписывают с использованием УКЭП работодателя и электронной подписи работника, вид которой определён в локальном нормативном акте.
Работодатель обязан взять на себя все расходы по обеспечению работников электронными подписями. Из-за отсутствия у кандидата на должность ЭП, отказать в трудоустройстве нельзя.
- Изменения законодательства в кадровом деле с 2021
- Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила
- Какие документы нужны для приема на работу
- Дополнительный перечень документов
- Пошаговое трудоустройство сотрудника
- Ответы на популярные вопросы
Трудоустройство работника — волнительное дело как для работника, так и для работодателя. Последний должен соблюдать закон — ТК РФ. Документы при приеме на работу должны соответствовать положенным требованиям. В статье перечислим все: обязательный и дополнительный перечень, дадим рекомендации по заполнению карточки работника и ответим на популярные вопросы.