Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как поставить электронную подпись: процедура от и до». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Получение цифровой подписи: пошаговая инструкция
C точки зрения пользователя, ЭЦП – это IT-продукт. Его выбор и приобретение имеют свои особенности. Во-первых, любое коммерческое предложение удостоверяющего центра (далее – УЦ), сформированное в рамках профессиональной деятельности, включает не только продукцию, но и пакетную услугу – сервис с определенным набором опций. Во-вторых, процедура обращения за электронной подписью, а также ее изготовление, выдача, получение и процесс использования строго регламентируются российским законодательством – ФЗ №63.
Как сделать бесплатную или платную личную электронную цифровую подпись физическому лицу
Если вы хотите получить неквалифицированную ЭП, то есть код подтверждения, то можно пройти всю процедуру онлайн. Для этого следует зарегистрироваться на сайте Госуслуг. Таким образом, у вас появится собственный пароль, с помощью которого вы можете совершать самые простые платежи, например, автомобильных штрафов, записываться в разные госучреждения. К примеру, так пациент может онлайн получить талон на прием к врачу.
Но перечень услуг значительно ограничен, поэтому любая ценная информация, которая как-либо может быть использована мошенниками, не будет предоставляться владельцам простого пароля. Для более сложных процедур понадобится посетить управляющий центр, сотрудники которого имеют возможность выдавать на цифровом носителе весь пакет с кодами доступа и сертификатом. Ниже расскажем подробнее об этой возможности.
Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью
Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.
Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:
- Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
- Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
- В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
- Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.
Электронная цифровая подпись представляет собой набор символов в текстовом формате, поэтому поместить ее можно на любом носителе. Однако для правильного функционирования, необходимо соответствующее программное обеспечение. Поэтому логично хранить файл в следующих местах:
-
Локальные хранилища операционной системы
Это наиболее простой и самый экономичный способ хранения электронной подписи. Такие хранилища предусмотрены в каждой ОС. При установленном Windows, подпись будет размещаться в его реестре. Однако у этого способа есть несколько недостатков. Воспользоваться подписью можно только на компьютере, где она храниться. А в случае повреждения или переустановки операционной системы, доступ к электронной подписи будет утерян. Для пользования подписью, размещенной в ОС, необходима установка криптопровайдера. Это программа, преобразовывающая криптографические алгоритмы.
-
Токены
Это устройство, внешне напоминающее флешку, предназначенное для безопасного хранения ЭЦП. Как и любой другой носитель, токен имеет ограниченный объем памяти, он варьируется от 32Кб до 256Кб. Обычно один сертификат требует от 4 до 10Кб, поэтому Вы можете самостоятельно рассчитать, сколько подписей вместиться в данный носитель. Для полноценной работы с подписью в этом случае тоже требуется наличие криптопровайдера. В 2022 году в наличии есть токены со встроенным программным обеспечением, они имеют маркировку ЭЦП или ГОСТ.
-
Хранилища облачного типа
В этом варианте ЭЦП размещается на удаленном сервисе. При этом доступ к ней осуществляется посредством специального интерфейса API, либо через привязку к номеру мобильного телефона (подписать можно путем отправки СМС). Это значительно оптимизирует работу с электронной подписью, не требует специализированного программного обеспечения, да и наличия компьютера вообще. Управлять всеми действиями можно напрямую через мобильный телефон. Из минусов данного способа — не все государственные организации принимают на рассмотрение документы, подписанные облачной ЭЦП.
Где получить электронную подпись?
Придумать и создать электронную подпись самому нельзя, ее выдачей занимаются специализированные организации — удостоверяющие центры. Требования к ним установлены статьей 16 закона № 63-ФЗ, и среди них:
- стоимость чистых активов организации должна составлять не менее одного миллиона рублей;
- финансовое обеспечение ответственности за убытки, причиненные третьим лицам, должно составлять не менее полутора миллиона рублей;
- количество в штате квалифицированных работников, непосредственно осуществляющих деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, должно быть не менее двух.
Смещение документооборота в сеть породило новые проблемы, среди которых одной из самых важных оказалась возможность лёгкой подделки обычных подписей и штампов, если они присутствуют не на бумажном носителе, а на цифровом.
Чтобы исключить такую возможность, была разработана электронная цифровая подпись – надёжно зашифрованный цифровой код, содержащий данные о владельце ЭЦП. Такое средство позволяет гарантировать, что подписанный документ не будет содержать никаких правок после того, как его защитили электронной подписью. В России ЭЦП может выдаваться физическим и юридическим лицам. Рассмотрим, в чём заключается польза такого нововведения:
- для юрлиц – упрощение документооборота;
- сокращение для компаний времени, затрачиваемого на сдачу отчётности в вышестоящие и контролирующие органы;
- возможность участия в тендерах, включая государственные, в торгах;
- может использоваться в Арбитражном суде;
- физлица получают полный доступ к порталу «Госуслуг» (без наличия ЭЦП их возможности будут ограничены).
Как создать электронную подпись и использовать ее в электронном документообороте
Межкорпоративный документооборот – способ передачи юридически значимых сведений от одного предприятия к другому (business-to-business), производимой с помощью электронных ресурсов. Такой обмен интенсивно внедряется в сферу отношений между организациями коммерческого сектора, поскольку он имеет многочисленные преимущества перед бумажной формой:
- Быстрый срок доставки документов. Территориально предприятия могут располагаться очень далеко друг от друга, и при использовании обычной почты сроки решения вопросов существенно затянулись бы. Электронный документооборот позволяет совершать юридически значимые действия оперативно, без проволочек, облегчая также и международное взаимодействие.
- Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов (оформление электронных документов практически ничего не стоит).
- Такая система обмена позволяет ускорить бизнес-процессы компаний и влечет за собой массовое увеличение прибыли.
- Отсутствие затрат на оформление документации в бумажном виде и почтовые расходы экономит денежные средства.
- Курьерская экспресс-доставка и передача данных с помощью телекоммуникационных каналов связи – средства, которые позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы, но второй вариант значительно экономнее.
- Автоматизированная система облегчает процедуру обработки документов, сокращая сроки, отведенные на данную процедуру.
Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.
В своей деятельности организации практически ежедневно оформляют и передают друг другу следующие виды документов:
- Юридически значимые письма;
- Соглашения (иные документы, оформляющие сделки);
- Счета на оплату;
- Товарные и товарно-транспортные накладные;
- Акты выполненных работ (услуг);
- Акты сверки взаиморасчетов;
- Счета-фактуры.
Как создать электронную подпись с помощью сайта единого портала ЭПЦ
Существуют ли еще какие-то подсказки, как создать ключ электронной подписи? Несомненно! Достаточно зайти на единый портал ЭЦП в Российской Федерации в сети Интернет, там можно найти практически все ответы на вопросы по оформлению средства удостоверения документации в электронном виде. Там вы можете узнать, как создать личный сертификат, электронная подпись может быть оформлена по оставленной вами на портале заявке. Но надежнее делать это в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Ассоциации Электронных Торговых Площадок (АЭТП). В таком случае у вас не возникнет проблем с технической совместимостью средств электронной подписи, их идентификационной уникальностью, и возможность нарушения закона будет исключена.
Каждый запрос на создание электронной подписи проверяется в центре авторизации АЭТП. Такая проверка обеспечивает недопустимость существования неуникального сертификата ключа или недействующей подписи. Центром авторизации является АО «Аналитический центр».
Если перед вами стоит задача, как создать электронную подпись для налоговой, либо для каких-то других государственных органов, или средство для межкорпоративного взаимодействия, порядок один и тот же. В первую очередь необходимо заполнить анкету на сайте. Разработанная анкета содержит поля, обязательные для заполнения, такие как: полное наименование организации, ИНН, организационно-правовая форма, ФИО, контактный телефон. Есть поля, которые заполняются в добровольном порядке. Это раздел «Дополнительно». Здесь рекомендуется указывать цели, для осуществления которых вам понадобится ЭП, и другие волнующие вас моменты.
После нажатия кнопки «Получить электронную подпись» данные будут обработаны и направлены специалисту, который занимается оформлением электронных подписей нужного вам вида в качестве штатного сотрудника авторизированного удостоверяющего центра. При оформлении ЭП учитываются все индивидуальные особенности заказчика, указанные в заявке.
В течение 1 рабочего дня с заявителем свяжется сотрудник УЦ, исполняющий вашу заявку, и подробно расскажет вам о тех действиях, которые нужно будет совершить в ближайшее время.
Как создать электронную подпись и проверить ее работоспособность после получения
Прежде всего для этого существует ряд специальных программ, которые работают как в режиме онлайн, так и стационарно – при установке на персональный компьютер. Приобрести программу можно в самом УЦ. Для проверки на подлинность такая программа загружает ЭП из области хранения и проверяет функциональность средства в считанные секунды.
Простая электронная подпись с юридической точки зрения
Простая электронная подпись не имеет юридической силы.
Подписывать документ простой электронной подписью можно, но это действие не наделяет его никакими полномочиями, привилегиями.
Такой файл нельзя отправить, например, в ФНС для предоставления бухгалтерской или финансовой отчетности.
Использовать простую электронную подпись нельзя для работы с государственными органами, для получения доступа к электронным торгам. Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной подписи, то такие подписанные документы могут приобрести юридическую силу.
Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой банковской карте. Сотрудник банка идентифицирует личность по паспорту, и подписывается договор на подключение онлайн-банка.
В дальнейшем простая электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.
ЭЦП и распределение полномочий
Нередко подпись принадлежит юридическом лицу – точнее, руководителю компании или владельцу бизнеса. Но при этом все основные «текущие» задачи выполняет его заместитель, начальник юридического отдела или другое должностное лицо в компании.
В этом случае возникает закономерный вопрос – каким образом оформить доверенность на использование электронной подписи другим человеком? Возможна ли такая процедура в принципе?
Да, такая возможность предусмотрена и закреплена законодательно. В соответствии с Регламентом о применении ЭЦП от 27.12.2012, юридические лица вправе назначать уполномоченных представителей, которые, в свою очередь, будут использовать специальные ЭП.
В удостоверяющий центр подаётся заявление с доверенностью (здесь можно ). После этого представителю будут выданы сертификаты.
Как создать электронную подпись, и какие документы для этого необходимы
Электронную подпись получить совсем не сложно, и это не слишком долгая процедура. Она доступна всем без исключения юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, а также физическим лицам, которые по роду своей деятельности пришли к решению создать электронную подпись. Подав заявку вместе с документами, согласно требованиям УЦ, и оплатив стоимость услуги, любой желающий может получить необходимое средство для упрощенной формы документооборота.
Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:
- Заполненный бланк-заявка на создание ЭП;
- Если заявителем выступает юрлицо, то необходимо предоставить свежую выписку из ЕГРЮЛ (сроком давности не более тридцати дней);
- Свидетельство о регистрации организации в едином реестре юридических лиц и свидетельство о постановке на учет в налоговой службе;
- Если электронная подпись изготавливается на имя руководителя организации, необходимо предоставить документ (копия распоряжения, приказа, заверенная печатью организации и подписью руководителя), наделяющий его правом действовать от имени и в интересах компании без доверенности;
- Если подпись оформляется на имя представителя организации, то потребуется доверенность на него, с четко прописанными полномочиями;
- Лицо, на имя которого выпускается электронная подпись, должен предоставить подлинник своего паспорта и копию, а также подлинник СНИЛС и копию.
Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации − фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.
Для индивидуального предпринимателя комплект документов будет немного отличаться:
- Заполненный бланк заявления на оформление электронной подписи;
- Свидетельство, подтверждающее регистрацию предпринимателя в едином реестре, а также о постановке на учет в инспекции ФНС;
- Свежая выписка из реестра индивидуальных предпринимателей, срок выдачи должен быть не более месяца;
- Лицо, на имя которого оформляется ЭП, предоставляет подлинник и копию паспорта и СНИЛС.
Физические лица предоставляют в УЦ: заявление на создание подписи, а также собственный паспорт и СНИЛС.
Как выглядит электронная подпись?
Как выглядит документ, подписанный электронной подписью? Зависит от уровня безопасности ЭП. В разных случаях это может быть:
- Сочетание буквенных и цифровых символов, в котором скрыт код ключа, указанный в сертификате.
- Графическое изображение. Оно напоминает обычный оттиск или печать организации. Дополнительно подписант может использовать стикер с комментарием или поручением получателю.
- Невидимая ЭП. Она считается оснащенной самым высоким уровнем безопасности. Простой пользователь не сможет ее распознать, соответственно, подделать ее невозможно. Такой вид подписи чаще всего применяется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. ЭП не видна в данном случае, а шифрование создается как метаданные. Понять, подписан ли документ ЭП, можно по специальному символу, который отображается в строке «Состояние» внизу экрана. В заверенную форму нельзя вносить изменения.
Чем они отличаются друг от друга
Все ЭЦП разные и отличаются областью применения. Отличаются друг от друга и электронная печать и подпись.
К примеру, простой ЭЦП нельзя подписать электронный документ. А еще ею нельзя пользоваться в информационной системе, которая содержит гостайну. А вот неквалифицированной электронной подписью можно пользоваться без сертификата.
Больше всех отличается от других усиленная квалифицированная электронная подпись. Чтобы ее использовать, клиент должен:
- иметь бумажный или электронный ее аналог;
- применять только программное обеспечение, сертифицированное ФСБ РФ;
- получить ЭЦП только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минкомсвязи РФ.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- наименование организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Для обеспечения юридической значимости документа должны быть выполнены следующие условия:
- наличие реквизитов о компании, представленных в определенной форме;
- наличие права на подпись документов у лица, осуществляющего подпись;
- документ должен проходить проверку на подлинность и целостность.
Юридическая значимость обеспечивается благодаря таким аспектам:
- ключ подписи содержит полные реквизиты компании;
- при отправке документа с ЭЦП генерируется временная метка подписи;
- принцип работы ЭЦП дает гарантию сохранения целостности и подлинности документа;
- использовать электронный ключ может исключительно лицо, имеющее право подписи документов компании.