Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно прошить договор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Материалы для сшивания
Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:
- обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
- заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
- клей;
- дырокол, канцелярское шило;
- ножницы;
- иглы;
- нитки.
Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:
- хлопчатобумажные или синтетические нитки;
- прочные ленты;
- веревки;
- банковские шпагаты;
- плотная бечевка.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Руководство как прошивать и заверять документы
Документооборот и делопроизводство на предприятии — это процесс достаточно сложный во всех отношениях. Процесс сшивания документации тоже не является одним из самых простых и понятных. Нередкими бывают ситуации, когда сшитые и отправленные в архив документы, возвращают ввиду их неправильного оформления.
И сотруднику приходится вновь и вновь производить перепрошивку документации. Именно поэтому следует еще до начала процесса сшивания ознакомиться со всеми его тонкостями, а также перечитать стандарты, оговаривающие данную процедуру.
Существует несколько документов регламентирующих процесс сшивания документации.
Это такие документы как:
- Методичка по делопроизводству, разъясняющая правила ведения сшивки. Данный документ издается с декабря 2009 года, когда и был заверен Росархивом.
- ГОСТ РФ 51141, который носит название «Архивное дело и делопроизводство предприятия».
Данные документы являются основными нормами ведения процедуры сшивки, но кроме них существует еще ряд второстепенных:
- Типовая инструкция, подтвержденная министерством культуры России, и утвержденная соответствующим приказом от 2005 года под номером 536;
- Инструкция по сшивке банковской документации, заверенная руководством Центробанка Российской федерации;
- Методические пояснения о порядке заполнения некоторых форм документа, которые утверждены министерством налогов и сборов в рамках приказа от 18 апреля 2003 г.
Взявшись за прошивку необходимо первым делом подобрать для документации соответствующую обложку, которая обычно делается из плотного картона. На первый взгляд документы, одетые в обложку, кажутся совершенно одинаковыми, но на самом деле существует три различных вида обложек:
- Стандартная. Наиболее популярный и часто встречаемый тип обложек. Размер ее составляет 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типа обложки используются в тех случаях, если листы документа обладают стандартным размером;
- Нестандартная. Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера;
- Для долгого хранения. Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности. Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа.
Обложку можно изготовить самостоятельно или же обратиться в типографию.
Каждый документ, подлежащий процессу сшивания, обязательно наделяется собственной описью. В данной описи должна содержаться следующая информация о документации:
- Название сшитой документации;
- Дата составления самой описи;
- Аннотация к документу;
- Таблица с указанием следующих данных: наименование документов, составляющих подшивку, дата их создания, порядковые номера, количество бумаг на которых они располагаются, примечания к данным документам, если таковые имеются;
- В конце описи указывается итоговое количество листов подшивки в виде цифр и прописью;
- Завершительная подпись человека ведущего делопроизводство и его ФИО.
Для того чтобы более полно представлять себе каким образом происходит процесс сшивания документов следует также просмотреть видео-инструкцию данного процесса.
Одним из важнейших факторов успешной деятельности компании является грамотное оформление документации и правильное ведение процессов документооборота. Именно поэтому руководителям следует подходить к подобному делу со всей ответственностью и обладать всеми необходимыми знаниями в данной области.
Прошить договор — как правильно?
Господа юристы, подскажите: видела как прошивают договор не стандартным способом, а делают дырочку (одну) в левом верхнем углу, сшивают и сзади бумажкой заклеивают.
А чем эту бумажку «скрепляют» — если не печатью организации, то чем?
И вообще, как правильно прошивать договоры?
Не буду говорить за других, но ЛИЧНО я так делаю — прошиваю посередине листа формата А4, ставлю на бумаженции печать, наклеиваю, пишу «копия верна, прошито и пронумеровано 5 (пять листов)» и подписаь с расшифровкой. Пока никаких проблем и претензий не было.
А если это не копия, а просто договор?
Поставщики присылают договоры, в которых не предусмотрена подпись на каждом листе. И вместе с этим листочки скреплены обычной скобкой. Меня это не устраивает, я такие договоры прошиваю.
Отсюда и вопрос возник.
Я прошиваю так:
Скрепляю листы скрепками, кладу листы по ширине, левой стороной текста к себе.
Примерно посередине, 1-1,5 см от края делаю три дырки толстой иголкой на расстоянии 3 см друг от друга.
Далее ВНИМАНИЕ!
Журнал регистрации договоров
Телефон горячей линии: 8 Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия. Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты.
Делопроизводство прошивка договора
Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.
Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.
Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.
Как сброшюровать документы степлером
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.
В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.
Как правильно сшить договор купли-продажи нитками фото
Важно
В данном случае необходимо сделать два отверстия с левой стороны, продеть нитку и сделать узел на тыльной стороне документа.
- шилом. Если вы не хотите пользоваться дыроколом, то необходимо сделать три отверстия шилом, расстояния между которыми должно быть 3 см, затем сшить документ.
- С задней стороны проденьте нитку с иголкой в среднее отверстие, затем в верхнее отверстие, с задней стороны – в нижнее, снова в среднее; после чего завяжите концы нитки с тыльной стороны на узел.
- Заключительный этап – приклеивание наклейки.
Новые правила казначейского сопровождения в 2022 году
Законодательство обновило порядок казначейского сопровождения в 2022 г. Надзор осуществляется за целевым бюджетом, выделенным государственным и муниципальным организациям и за реализацией национальных проектов:
- субсидирование и бюджетное инвестирование юридических лиц;
- взносы в уставные капиталы и вклады в собственность юрлиц за счет государственных субсидий и бюджетных инвестиций;
- авансы по контрактам, заключенным получателями средств;
- авансы по контрактам, заключенным для выполнения условия о выдаче субсидий и концессионных соглашений;
- взаиморасчеты по госконтрактам с единственным поставщиком по п.2 ч.1 ст.93 44-ФЗ стоимостью не менее 300 тыс. руб.;
- взаиморасчеты по соглашениям в рамках гособоронзаказа стоимостью не менее 300 тыс. руб.;
- бюджет, выделяемый учреждениям и ИП в случаях, предусмотренных Правительством РФ.
Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.
- В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
- При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
- Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.
Разные документы прошиваются различными способами:
- для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
- для архивных и налоговых – из трех;
- у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;