Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки нового образца можно использовать с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.
Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.
В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.
Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года
В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.
Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.
Читайте на РБК Pro
Доначисление налогов может закончиться тюрьмой. Как этого избежать Мэтт Наварра — РБК Pro: «Люди все меньше доверяют инфлюэнсерам» «Вам не перехитрить рынок». 10 заповедей трейдинга Льюиса Борселино «Огурцы или помидоры?»: как на собеседовании отвечать на странные вопросы
Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.
Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.
Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.
Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.
Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:
- Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
- Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
- Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.
Как заполнять дубликат
Порядок такой:
- Берем чистый бланк.
- На первой странице сверху пишем «Дубликат».
- Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
- Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
- Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
- Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
Здесь тоже имеются нюансы:
- данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
- внесенную информацию не заверяем.
Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе), заполняются в порядке, предусмотренном п.п.2.1 — 2.4 Инструкции, на основании соответствующих документов. Например, фамилия, имя и отчество указываются на основании документов, удостоверяющих личность (паспорт, военный билет); запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома); профессия и специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных сведений.
В каких случаях выдается и как заполняется дубликат ТРКН
Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:
- при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
- при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
- в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).
О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:
- на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
- на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;
Зачем понадобились бумажные трудовые книжки в 2023 году
С 2020 года работающих россиян пытаются перевести на электронные трудовые книжки. Как оказалось, это практически никому из них не нужно.
В пояснительной записке к проекту приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», которым Минтруд собирается обновить форму бумажных трудовых, дана статистика, предоставленная Пенсионным фондом на 29.12.2020. По данным ПФР всего застраховано 58 122 955 работающих, из них на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде согласились только 5 млн человек, сохранить бумажные трудовые книжки решили почти 35 млн.
Таким образом трудовая книжка нового образца понадобится тем, кто не переходил на электронные, если бумажный документ закончился, потерялся или по каким-то причинам пришел в негодность.
Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ
Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).
Правила ведения трудовых книжек регламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).
Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ — русском.
По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).
Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.
Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.
По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.
В соответствии с правилами хранения трудовых книжек, это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.
В связи с этим в компании необходимо заполнять:
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
- Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить:
Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;
форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;
форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:
Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
Постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162»;
Постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях»;
пункт 2 Постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 «О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;
Постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252)».