Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Процедура согласования договоров внутри организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.
Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:
-
Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
-
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
-
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
-
Цену или условия расчетов.
-
Ответственность за неисполнение.
-
Сроки и дополнительную информацию.
-
Ответственных лиц.
Согласование договора
ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет, или он присутствует в исключительно зачаточном виде, которого для сложных договорных процессов не достаточно. А ECM может предложить:
- редактирование версий проекта договора;
- работа с комментариями, их учет и отработка, наличие функционала сравнения версий (от контрагента и наша, к примеру);
- гибкая раздача\ограничения прав доступа в процессе согласования;
- визуализация этапов жизненных циклов договора;
- контроль и фиксация истории изменений и работы с документом;
- возможность согласования и оставления комментариев текстовых\графических\звуковых с мобильных и планшетов.
ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.
Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:
- Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
- Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
- Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
Работа бизнес-аналитика
— Описание текущего состояния бизнес-процессов
— Формирование нового бизнес-процесса
— Аудит бизнес-процессов
То есть: от AS IS (буквальный перевод — «как есть») до состояния TO BE («как должно быть».
AS IS
Сотрудник берет в сети готовую болванку или берет из папки последний договор с физическим лицом и вписывает туда персональные данные нового исполнителя.
TO BE
Бизнес-аналитик проводит аудит текущего бизнес-процесса и готовит новый бизнес-процесс.
Так как гражданин может иметь статус ИП или СЗ или просто физическим лицом, то можно заключать три вида договора, в зависимости от статуса ФЛ и соответственно будет различная налоговая нагрузка на предприятие.
Сами договора оказания услуг также будут отличаться, т.к. должны учитывать статус гражданина, например в главе «Особые условия».
Краткое описание бизнес-процесса.
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
— Моделировать
— Оптимизировать
— Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
Обзор решения по управлению договорами
Полный жизненный цикл договора
Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.
Управление содержимым договора
Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.
Автоматизация согласования договоров
Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.
Гибкость решения по управлению договорами
Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.
Интеграция решения с другими приложениями
Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.
Отчетность по процессу согласования договоров
Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.
Бизнес-процессы отдела продаж
Бизнес-процессы в отделе продаж – это все действия, которые совершаются для реализации товаров или услуг компании. Делятся на основные (продажа и сопровождение сделок) и вспомогательные бизнес-процессы. К вспомогательным относятся: составление и согласование коммерческих предложений, обсуждение и утверждение оптимальных условий сотрудничества и выполнения заказа, составление и подписание договоров, внесение всех данных в клиентскую базу и пр.
Для эффективной работы сбытового подразделения необходимо продумать и выписать все бизнес-процессы, ориентируясь на специфику деятельности, принципы работы компании, стратегические цели фирмы. При написании и детализации действий будут видны все «узкие» и проблемные места, которые нужно будет устранить.
Действия отдела продаж, которые проходят поэтапно:
- Генерация лидов (потенциальных покупателей, заинтересовавшихся продуктом).
- Утепление и развитие лидов.
- Закрытие сделки.
- Выполнение условий сделки.
- Возврат, удержание и развитие покупателя.
- Обслуживание ключевых постоянных клиентов.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Количество и качество сделок линейно зависит от эффективности управления процессом продажи. Управлять эффективно можно тем, что описано.
По исследованию американской Sales Management Association средний рост прибыли в компаниях, в которых бизнес-процесс продажи был описан составил +18%.
Количество сделок линейно зависит от эффективности процесса продажи.
С описания процесса продажи начинаются любые улучшения и повышение эффективности работы вашего отдела продаж и всей компании в целом.
Но только описать процесс продажи недостаточно. Необходимо его оптимизировать (т.е. улучшить), регламентировать, внедрить, и контролировать.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.
Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?
- Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
- Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
- Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
- Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
- Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.
В общих чертах ФСА выглядит так
У вас есть описанный бизнес-процесс, в нём выделены задачи. Для каждой задачи в бизнес-процессе вы можете определить себестоимость (например, среднюю), исходя из необходимых трудозатрат и ресурсов. Тогда себестоимость вашего процесса — просто сумма себестоимостей задач.
На практике всё немного сложнее: как правило, для производства продукции или оказания услуги вам нужно учесть множество взаимосвязанных процессов, каждый из которых ещё и имеет различную степень ветвления. Поэтому для альтернативного определения себестоимости продукции данный метод, несмотря на свою точность, может оказаться более трудоёмким, чем классический.
Но даже частичное использование ФСА может принести определённую пользу для управленческих решений. В школе нас учили, что «от перемены мест слагаемых сумма не меняется», но дьявол кроется в деталях…
Ключевые понятия процессного подхода
Бизнес-процесс включает целый ряд характеристик, среди которых есть основные и дополнительные.
Каждый инструмент имеет:
- Название и цель – четкие и понятные всем участникам бизнес-процесса, чаще объединены.
Например, заключение договора на оказание услуг с заказчиком – это и название бизнес-процесса, и его цель. - Владельцы инструмента или исполнители – лица, которые отвечают за результат, руководят и контролируют деятельность задействованных в бизнес-процессе сотрудников.
Например, заместитель директора по продажам. - Ресурсы – инструменты, которые требуются на любом из этапов создания продукта и остаются неизменными.
Например, фрезерный станок на металлообрабатывающем предприятии. - Вход – ресурсы, чаще сырье, которое требуется для создания продукта и в конечном итоге преобразуется во что-то новое.
Например, резина, из которой производят автомобильные шины. - Выход – готовый продукт. Должен соответствовать первоначальным требованиям. Может служить входом в другой бизнес-процесс.
Например, готовый хлеб на хлебопекарском комбинате.
Структура бизнес-процесса может включать и другие характеристики. Они не обязательны, поэтому являются дополнительными:
- поставщики ресурсов;
- последовательность действий;
- конечный пользователь;
- иные участники;
- риски;
- показатель эффективности.
Управление бизнес-процессами
Работа с бизнес-процессами в компании невозможна без управления, в противном случае не удастся эффективно реализовать ее потенциал и достичь успеха.
Управление бизнес-процессами (BMP) предполагает системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Такое управление может осуществляться неавтоматизированным путем или включать автоматизированные средства.
Можно выделить 4 этапа BPM, прохождение каждого из которых находится под чутким управлением менеджера.
- Моделирование. Предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление.
- Исполнение. Работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами.
- Контроль. Действия подчиненных строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана. На основании этих данных руководство может принять решение о поощрении персонала, штрафах, возмещении дополнительных расходов.
- Улучшение. Анализируется результат бизнес-процесса, выявляются ошибки, слабые стороны. На базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах.
Программы и сервисы для создания модели бизнес-процесса
Для моделирования применяют специальный софт и сервисы. Они позволяют построить схему с использованием общепринятых условных обозначений, обеспечивают наглядность и доступность информации.
Программы:
- Bizagi Process Modeler;
- Visual Paradigm;
- ELMA BPM;
- Fox Manager;
- ARIS Express;
- Business Studio;
- ABC-FlowCharter;
- CorelFlow;
- Visio;
- Proplan;
- Ablauf-Profi;
- Vamos-BE;
- SYCAT;
- AENEIS;
- ARISToolset;
- AIBAS;
- Camunda-modeler.
Онлайн-сервисы:
- сайт Diagram.ly;
- сервис на сайте yWorks.
Предпосылки к цифровой трансформации
Последние несколько лет компания «Кормовит» активно развивалась: расширяла ассортимент и направления работы, что, в свою очередь, привело к увеличению количества бизнес-партнеров и клиентской базы. Однако такой интенсивный рост имел и обратную сторону медали.
-
Сложности в работе с клиентами. Увеличилась нагрузка на менеджеров по продажам, из-за чего не все обращения в компанию заканчивались успешной сделкой. Например, из-за своей загруженности менеджеры могли не дать вовремя ответ заказчику, который уходил к более оперативным конкурентам. Кроме того, высокая загруженность сотрудников негативно повлияла на товарооборот. Не всегда контролировались сроки оплаты за зарезервированные товары – в итоге неоплаченные заказы могли надолго зависнуть в системе, и товары невозможно было продать другим клиентам.
-
Трудности с формированием коммерческих предложений для клиентов. Увеличение количества контрактов от поставщиков и товаропотока привело к тому, что в оперативном режиме стало трудно контролировать формирование коммерческих предложений. Поставщики периодически повышали цены на тот или иной товар, но при закупках огромных партий в «Кормовите» могли узнавать об этом лишь тогда, когда товар был на складе. Далее по цепочке информация о новой цене передавалась в бухгалтерию, затем руководству. Такие задержки при пересмотре цен негативно сказывались на отношениях с клиентами и прибыли предприятия.
Характеристики бизнес-процессов
Для того, чтобы наглядно понять, что включает в себя этот бизнес-инструмент, необходимо разобраться в основных и дополнительных характеристиках.
Основные характеристики обязательны. К ним относятся:
- Название и цель.
Часто эти элементы объединены в одно, так как из названия операции четко видна цель. Они должны быть конкретными и понятными для участников. Например: название «Заключение договора купли-продажи с клиентом» и аналогичная цель.
- Исполнитель.
Его называют владельцем инструмента. Это лицо, выполняющее или отвечающее за выполнение цели. В компании это сотрудник из управленческого отдела или начальства. В его обязанности входит составление и донесение плана до сотрудников, а также контроль за их деятельностью.
- Ресурсы.
Это инструменты, которые используются для достижения цели. Они остаются неизменными по ходу выполнения работы, а лишь оказывают воздействие на конечный продукт. Например: машинка на швейной фабрике.
- Вход.
Это тоже ресурсы, но, в отличие от предыдущих, они преобразуются во что-то новое в результате деятельности компании. Обычно это любой вид сырья. Например: ткань, из которой шьют одежду на швейной фабрике.
- Выход.
Это результат проделанной работы — товар или услуга. На выходе не всегда получается то, что было изначально запланировано. Цель может измениться.